Acumatica Construction ERP có những phân hệ nào cho kỹ sư công trường?

Tác giả: Lạc Phạm, CEO của S4 Consulting (Acumatica Construction Consultant Certified)
Acumatica Construction Edition cung cấp đầy đủ các phân hệ chuyên biệt cho công trường – từ ghi nhận hiện trường, quản lý hồ sơ kỹ thuật, kiểm soát thay đổi đến phối hợp với thầu phụ – và tất cả đều dùng được trên mobile app cho kỹ sư, công nhân và nhà thầu.

Xem thêm: Acumatica ERP Construction phù hợp với doanh nghiệp Việt nào?

Dưới đây là các chức năng chính thuộc phân hệ Project Management (công trường), dựa trên menu chuẩn của Acumatica.

Daily Field Report – Báo cáo hiện trường hằng ngày là gì?

Daily Field Report cho phép kỹ sư công trường ghi nhận toàn bộ tình hình thi công trong ngày ngay tại hiện trường.

Nội dung ghi nhận gồm:

• Nhân lực – số lượng, đội nhóm, nhà thầu phụ
• Thời tiết – yếu tố ảnh hưởng tiến độ
• Công việc thực hiện – khối lượng, vị trí
• Thiết bị – sử dụng, phát sinh, chờ sửa
• Ghi chú hiện trường – vấn đề, rủi ro

Trong các dự án triển khai thực tế, việc ghi nhận theo ngày – theo dự án – theo gói thầu giúp ban chỉ huy nắm được tiến độ thật, không phải đợi báo cáo tổng hợp cuối tháng.

Mobile app cho phép kỹ sư nhập liệu trực tiếp, kể cả khi ở công trường.

Issues – Quản lý sự cố công trường như thế nào?

Issues là phân hệ dùng để ghi nhận, phân loại và theo dõi các sự cố phát sinh trong thi công.

Mỗi Issue có:

• Mô tả sự cố
• Người chịu trách nhiệm xử lý
• Mức độ ưu tiên
• Trạng thái xử lý theo thời gian

Điểm quan trọng là Issue liên kết trực tiếp với dự án, hạng mục và chi phí, giúp doanh nghiệp nhìn thấy tác động thực của sự cố đến tiến độ và lợi nhuận.

RFIs – Yêu cầu thông tin (Request for Information) được quản lý ra sao?

RFIs (Request for Information) giúp chuẩn hóa toàn bộ luồng hỏi – đáp giữa:

• Chủ đầu tư
• Tư vấn
• Nhà thầu chính
• Thầu phụ

Mỗi RFI được quản lý theo:

• Thời hạn phản hồi
• Trạng thái xử lý
• Lịch sử trao đổi
• Tài liệu đính kèm

Trong thực tế triển khai, việc quản lý RFIs tập trung giúp giảm tranh chấp và tránh thất lạc email – file rời rạc.

Thầu phụ có thể truy cập RFIs qua mobile app hoặc portal.

Submittals – Hồ sơ đệ trình được kiểm soát thế nào?

Submittals là phân hệ quản lý toàn bộ hồ sơ đệ trình kỹ thuật của dự án.

Bao gồm:

• Shop drawing
• Vật tư – thiết bị
• Biện pháp thi công
• Hồ sơ nghiệm thu

Mỗi Submittal có quy trình phê duyệt rõ ràng, tránh tình trạng dùng sai bản vẽ hoặc hồ sơ chưa được chấp thuận.

Drawing Log – Nhật ký bản vẽ giúp tránh dùng sai bản vẽ ra sao?

Drawing Log giúp quản lý:

• Phiên bản bản vẽ
• Ngày phát hành
• Trạng thái hiệu lực
• Liên kết với RFIs và Issues

Kỹ sư công trường luôn truy cập được bản vẽ mới nhất trên mobile, giảm rủi ro thi công sai phiên bản.

Photo Log – Nhật ký hình ảnh có vai trò gì?

Photo Log cho phép chụp và lưu ảnh hiện trường trực tiếp từ mobile app.

Ảnh được gắn với:

• Dự án
• Ngày thi công
• Vị trí
• Issue hoặc Daily Field Report

Trong thực tế, Photo Log là bằng chứng quan trọng khi:

• Nghiệm thu
• Giải trình phát sinh
• Giải quyết tranh chấp

Change Orders – Phát sinh công trường được kiểm soát thế nào?

Change Orders giúp quản lý toàn bộ thay đổi về:

• Khối lượng
• Chi phí
• Tiến độ

Điểm khác biệt của Acumatica Construction là Change Order liên kết trực tiếp với tài chính dự án, giúp ban lãnh đạo thấy ngay:

• Phát sinh đang ở đâu
• Ảnh hưởng P/L dự án ra sao
• Đã được phê duyệt hay chưa

Mobile App – Vì sao kỹ sư, công nhân và thầu phụ đều dùng được?

Acumatica Construction không tính phí theo user, nên:

• Kỹ sư công trường
• Đội thi công
• Thầu phụ
  đều có thể sử dụng hệ thống.

Mobile app hỗ trợ:

• Daily Field Report
• RFIs
• Issues
• Submittals
• Photo Log
• Approvals

Trong các dự án quy mô trung và lớn, đây là yếu tố then chốt để dữ liệu hiện trường được ghi nhận real-time, thay vì chờ tổng hợp thủ công.

So sánh nhanh: Acumatica Construction vs phần mềm công trường rời rạc

• Acumatica Construction – công trường gắn chặt với tài chính dự án
• Phần mềm công trường nhỏ – chỉ dừng ở tác nghiệp hiện trường
• Acumatica – dữ liệu realtime cho ban lãnh đạo
• Phần mềm rời rạc – báo cáo trễ, khó kiểm soát lãi lỗ

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Acumatica Construction có dùng được trên điện thoại không?
Có. Mobile app hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ công trường cho kỹ sư, công nhân và thầu phụ.

Thầu phụ có thể tham gia hệ thống không?
Có. Thầu phụ có thể truy cập RFIs, Submittals, Daily Report thông qua portal hoặc mobile.

Các phân hệ công trường có liên kết với tài chính không?
Có. Issues, Change Orders, Daily Field Report đều liên kết trực tiếp với chi phí và P/L dự án.

Acumatica Construction có phù hợp doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam không?
Phù hợp đặc biệt với doanh nghiệp xây dựng quy mô trung và lớn, nhiều công trường, nhiều thầu phụ và yêu cầu kiểm soát tài chính chặt chẽ.