Thách Thức

American Foam & Fabric (AFF|group) là doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực dệt may hậu mãi, phục vụ các ngành ô tô, hàng hải, khách sạn và bán lẻ. Thành lập gần 30 năm, công ty sản xuất các sản phẩm thay thế nội thất xe, đồng thời phân phối da, vải, mút và vinyl cao cấp cho thị trường trong và ngoài nước.

Công ty từng phát triển ổn định dưới sự lãnh đạo của nhà sáng lập, nhưng tăng trưởng dần chững lại do thiếu hệ thống quản trị hiện đại, thiếu dữ liệu chính xác và quy trình ra quyết định tập trung. Khi đội ngũ mới gồm Ben Leinster (CEO) và Mark Smith (CFO) tiếp quản, họ nhận thấy tiềm năng lớn nhưng hiểu rằng cần thay đổi toàn diện về quy trình và hệ thống.

Hệ thống kế toán cũ Sage chỉ đáp ứng được nghiệp vụ cơ bản, không có module quản lý tồn kho, MRP hay lệnh sản xuất. “Tất cả sản phẩm được ghi nhận chi phí ngay khi mua. Tồn kho chỉ được ước lượng cuối năm bằng bảng tính Excel,” Smith chia sẻ. Kết quả là kiểm soát tồn kho gần như không tồn tại, quy trình sản xuất thiếu kế hoạch, nhân viên phải chạy khắp nơi tìm nguyên liệu.

Đội ngũ mới xác định cần triển khai hệ thống ERP hiện đại kết hợp mã vạch, chuyển trụ sở về nhà máy sản xuất 440.000 ft² và thiết lập văn hóa làm việc mới – dựa trên dữ liệu, quy trình và tự động hóa. Dù gặp khó khăn ban đầu, đây là bước đi chiến lược giúp AFF|group sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng bền vững.

Giải Pháp ERP

Mark Smith dẫn dắt đội ngũ tìm kiếm hệ thống ERP phù hợp, so sánh nhiều lựa chọn và cuối cùng chọn Acumatica Cloud ERP thay vì Oracle NetSuite nhờ mô hình giá linh hoạt, tính di động và khả năng mở rộng mạnh mẽ.

“Chúng tôi muốn một hệ thống trên nền tảng đám mây, thay vì tiếp tục đầu tư vào phần mềm cũ kỹ như Sage,” Smith nói. “Với Acumatica, đội ngũ bán hàng có thể kiểm tra tồn kho trực tiếp tại điểm bán hàng bằng điện thoại, giúp tăng tốc phục vụ khách hàng.”

Smith tin tưởng Acumatica nhờ sự giới thiệu của Blytheco – đối tác công nghệ lâu năm của AFF|group. “Chúng tôi biết sẽ nhận được sự hỗ trợ tận tâm từ cả Acumatica và Blytheco,” ông chia sẻ.

Ban lãnh đạo mới quyết định triển khai Acumatica càng sớm càng tốt để thống nhất quy trình toàn công ty. Dù việc chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, AFF|group vẫn đầu tư hạ tầng bổ sung – hơn 20 điểm truy cập không dây trong kho để phục vụ hệ thống quét mã vạch.

“Chúng tôi chọn chạy ở tốc độ thật – vừa triển khai vừa vận hành,” Smith kể. “Ban đầu khó khăn vì chỉ một trong 45 nhân viên từng dùng máy quét mã vạch, nhưng chúng tôi biết đây là khoản đầu tư bắt buộc để tăng năng suất gấp đôi mà không cần tăng nhân sự.”

CEO Ben Leinster chia sẻ: “Thay đổi luôn khó khăn, đặc biệt khi nhân viên đã quen làm theo cách cũ suốt nhiều năm. Nhưng để phát triển, chúng tôi phải thay đổi mọi quy trình trong nhà máy.”

Kết Quả

Dữ liệu chính xác – nền tảng tăng trưởng gấp đôi: Với Acumatica, toàn bộ đội ngũ AFF|group truy cập dữ liệu chính xác theo thời gian thực, ra quyết định nhanh và hiệu quả hơn. “Chúng tôi gần như loại bỏ giấy tờ, tiết kiệm hàng giờ xử lý thủ công. Giờ đây, mọi người có thể xem dữ liệu ngay trên điện thoại hoặc iPad,” chia sẻ Anita Easler, Customer Fulfillment Manager.

MRP – bước ngoặt trong sản xuất: “Trước đây, chúng tôi không biết phải sản xuất gì cho đến khi xem đơn hàng. Giờ hệ thống tự động cho biết cần làm gì và khi nào,” Cory Childers, Quản lý Sản xuất, cho biết. Hệ thống MRP và quản lý tồn kho giúp AFF giảm sai sót, chủ động nguyên liệu và giao hàng đúng hạn.

Sản xuất và giao hàng tối ưu: Hai khu vực sản xuất chính của AFF hoạt động hiệu quả hơn bao giờ hết. “Trước kia, xe tải thường phải chờ hàng, nay hàng luôn sẵn sàng,” Smith nói. “Trước cần cắt hàng trăm miếng mút, giờ chỉ còn vài miếng.” CEO Ben Leinster bổ sung: “Sức mạnh của Acumatica nằm ở WMS, thu thập dữ liệu sản xuất và khả năng giao hàng chính xác.”

Bán hàng nhanh hơn – ít sai sót hơn: Đội ngũ bán hàng có thể xem tồn kho, thời gian giao hàng và đơn hàng đang giữ chỗ trực tiếp trên điện thoại, giúp giảm đặt trùng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. “Acumatica là hệ thống đám mây hoàn chỉnh – chúng tôi có thể xem thông tin theo thời gian thực ở bất cứ đâu,” Leinster nói.

Tăng trưởng bền vững nhờ hiệu quả vượt trội: AFF|group đang mở rộng sử dụng Acumatica cho hệ thống shop floor data collection và các ứng dụng ISV để kiểm soát lãng phí và tối ưu biên lợi nhuận. “Ba tháng đầu rất khó khăn, nhưng giờ không ai muốn quay lại cách cũ,” Smith chia sẻ. “Với Acumatica, chúng tôi có thể nhân đôi quy mô mà không cần nhân đôi nhân sự – vì sức mạnh nằm ở dữ liệu.”