Ba Quy Trình Cơ Bản Trong Hệ Thống ERP
Tác giả: Nữ Huỳnh, CEO – S4 Consulting.
Order to Cash, Procure to Pay, và Record to Report
Trong số rất nhiều quy trình trong một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), có ba quy trình cơ bản mà mọi doanh nghiệp đều cần và thường được bao gồm trong gói bản quyền thấp nhất của ERP: Order to Cash, Procure to Pay, và Record to Report.
Nếu bạn đang tìm hiểu ERP, thì hiểu được các quy trình này sẽ giúp bạn nắm rõ hơn về sự liên kết giữa các module trong hệ thống ERP. Từ đó sẽ giúp bạn lựa chọn được một hệ thống phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
I. Order to Cash – Từ Bán Hàng Đến Nhận Thanh Toán
Order to Cash viết tắt là OTC hay O2C. Quy trình này tập trung vào việc quản lý bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm các bước và chứng từ chính sau:
1️⃣ Sales Order – Tạo đơn bán hàng: Nhân viên sales tạo đơn bán hàng (viết tắt là SO) trong module bán hàng. Sau khi được phê duyệt, SO sẽ được “chuyển” tự động đến kho.
2️⃣ Shipment/Fulfillment – Giao hàng: Nhân viên kho xuất kho các mặt hàng theo số lượng có trong SO, để giao đến khách hàng, trong module quản lý kho.
3️⃣ Sales Invoice – Xuất hóa đơn: Tiếp theo, nhân viên kế toán xuất hóa đơn trong module tài chính. Bạn cũng có thể để nhân viên kho xuất hóa đơn ở bước trên và đính kèm với phiếu giao hàng vì mọi thông tin trên invoice đã được điền sẵn dựa vào SO và Shipment.
4️⃣Customer Payment – Nhận thanh toán: Kế toán phải thu theo dõi công nợ và nhận thanh toán bằng cách tạo customer payment và cấn trừ với hóa đơn xuất ở bước 3 trong module tài chính.
💡 Điểm nổi bật:
- Các bước này thường được thực hiện bởi các phòng ban và trong module khác nhau, nhưng ERP đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển tiếp logic, nhanh chóng và chính xác giữa các bước.
- Bốn loại chứng từ trên được liên kết với nhau nên bạn có thể theo dõi tiến độ giao hàng và thanh toán dễ dàng.
II. Procure to Pay – Từ Mua Hàng Đến Thanh Toán
Ngược lại với Order to Cash, quy trình PTP hay P2P tập trung vào quản lý mua hàng, với các bước và chứng từ chính sau:
1️⃣ Purchase Order – Tạo đơn mua hàng: Nhân viên tạo yêu cầu mua hàng (Purchase Request / Requisition) trong module mua hàng. Sau khi được phê duyệt, nó sẽ chuyển thành đơn mua hàng (Purchase Order, viết tắt là PO), và có thể được email đến nhà cung cấp tự động. Ngoài ra, nhân viên kho cũng có thể nhận được thông báo có hàng đang giao đến.
2️⃣ Goods Receipt – Nhận hàng: Khi hàng được giao đến kho, nhân viên kho đối chiếu với PO và xác nhận mặt hàng và số lượng nhận được trong module quản lý kho.
3️⃣ Purchase Invoice – Nhập hóa đơn: Kế toán phải trả nhận hóa đơn từ nhà cung cấp và nhập nó vào module tài chính. ERP sẽ tự so sánh hóa đơn với PO và Goods Receipt để phát hiện chênh lệch, nếu có.
4️⃣Thanh toán (Payment): Khi đến hạn thanh toán, kế toán viên sẽ được ERP thông báo và thực hiện thanh toán trong module tài chính.
💡 Điểm nổi bật:
- Quy trình này cho phép doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn việc mua sắm, đảm bảo hóa đơn và thanh toán được xử lý kịp thời, tránh sai sót.
- Bốn loại chứng từ trên cũng được liên kết với nhau để dễ truy vết khi cần.
III. Record to Report – Từ Ghi Nhận Đến Báo Cáo
Đây là quy trình trọng yếu trong việc chuyển đổi dữ liệu tài chính thành báo cáo quản trị. Các bước chính:
1️⃣ General Ledger transactions – Hạch toán giao dịch: Chứng từ giao dịch từ các module khác sẽ được ERP tự động (hoặc bán tự động) hạch toán vào nhật ký chung (General Ledger), hay nói đơn giản hơn, các giao dịch tài chính trong module tài chính.
2️⃣ Period Closing – Đóng sổ cuối kỳ: Vào cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán tổng hợp sẽ rà soát lại cách bút toán tự động và chỉnh sửa khi cần. Ngoài ra, họ còn thực hiện một số nghiệp vụ khác mà ERP chưa hỗ trợ, rồi khóa kỳ kế toán để số liệu không bị thay đổi nữa.
3️⃣ Reports – Tạo báo cáo: Trước bước đóng kỳ, tất cả người dùng đã có thể xem báo cáo được tổng hợp trên thời gian thật mà mình có quyền xem, VD:
- Sales manager có thể xem các báo cáo về doanh thu theo sản phẩm hay khách hàng,
- HR manager có thể xem báo về chi phí hành chính theo phòng ban.
Nhưng sau bước 2 thì các báo cáo, đặc biệt là báo cáo tài chính sẽ đầy đủ và chính xác hơn.
Điểm nổi bật:
- Quy trình này thể hiện rõ sự liên kết dữ liệu giữa các module khác và module tài chính, cũng là đặc tính mạnh nhất trong ERP.
- Tuy nhiên, phần lớn nhân viên cấp thấp sẽ không thấy hết được lợi ích này vì quyền truy cập báo cáo tài chính thường được giới hạn.
Kết Luận
Lời khuyên: Khi đánh giá một hệ thống ERP, hãy kiểm tra kỹ cách hệ thống hỗ trợ ba quy trình này. Nếu thấy sự liên kết chặt chẽ, và dễ sử dụng, bạn có thể yên tâm hơn rằng các module khác trong hệ thống đó cũng sẽ theo logic tương tự.
Đăng ký 20 giờ TƯ VẤN MIỄN PHÍ, giúp doanh nghiệp xác định cách tiếp cận, ngân sách, lộ trình ERP.
