Thách Thức

Dakota Red Corporation là công ty mẹ của King’s Material, Midland Concrete Products, Hawkeye Ready Mix và Stone Concepts, chuyên cung cấp bê tông trộn sẵn, vật liệu cảnh quan, gạch, khối bê tông và nhiều sản phẩm xây dựng khác.

CFO tiền nhiệm gia nhập từ năm 1988, là người đầu tiên triển khai hệ thống máy tính và phần mềm kế toán nội bộ. Trong hơn hai thập kỷ, công ty vận hành dựa trên hệ thống đó – kết hợp với bảng tính Excel, Microsoft Access và sau này là Sage 100. Khi quy mô ngày càng mở rộng, hàng loạt cơ sở dữ liệu và bảng tính riêng lẻ được tạo thêm để quản lý từng đơn vị kinh doanh khác nhau.

Matt Stoner, CFO hiện tại chia sẻ: “Chúng tôi sử dụng Sage 100 nhưng chỉ cho kế toán và bảng lương. Mỗi chi nhánh dùng chương trình riêng trên Microsoft Access để xử lý bán hàng và giao dịch. Dữ liệu tồn kho và doanh số phải nhập xuất thủ công qua lại giữa các hệ thống.”

Pat Sauter, đồng sở hữu công ty, cho biết: “Hệ thống này được thiết lập khi chúng tôi chỉ có một công ty với ba địa điểm. Còn hiện nay, Dakota Red đã phát triển lên 12 địa điểm và 15 đơn vị thành viên.”

Stoner bổ sung: “Chúng tôi đã đẩy Microsoft Access đến giới hạn và bắt đầu gặp lỗi. Không có khả năng theo dõi tồn kho giữa các chi nhánh, và nhiều quản lý phải mất rất nhiều thời gian đi kiểm tra thực tế để xem còn hàng hay không.”

Giải Pháp ERP

Ban lãnh đạo Dakota Red tìm kiếm một hệ thống ERP có chi phí hợp lý, hỗ trợ quản lý nhiều pháp nhân, nâng cao khả năng báo cáo và có thể mở rộng người dùng linh hoạt khi công ty phát triển.

Sau khi cân nhắc giữa Sage, NetSuite, Acumatica và các giải pháp khác, Dakota Red đã chọn Acumatica Cloud ERP nhờ mô hình giá người dùng không giới hạn, khả năng xử lý đa pháp nhân và dễ dàng tích hợp với phần mềm bên thứ ba.

Yếu tố quyết định nằm ở sự đồng hành của K&R Consulting Group, Inc. – đối tác triển khai Acumatica. Pat Sauter chia sẻ: “Brad Kain từ K&R đã dành thời gian tìm hiểu sâu quy trình của chúng tôi và giúp thay đổi cả quy trình vận hành, không chỉ phần mềm. Anh ấy thực sự vượt xa vai trò kỹ thuật, hỗ trợ làm sạch dữ liệu và chuẩn hóa hệ thống.”

Một lợi thế khác là Acumatica cho phép Dakota Red tự chủ mua và lưu trữ phần mềm thay vì bị ràng buộc với mô hình SaaS. “Chúng tôi xem đây là giải pháp chiến lược dài hạn và là mối quan hệ hợp tác bền vững với K&R và Acumatica,” Sauter khẳng định.

Dakota Red hiện triển khai Acumatica Manufacturing Edition với các phân hệ Tài chính, Sản xuất và Quản lý Phân phối, đồng thời có kế hoạch mở rộng thêm Payroll và CRM.

Kết Quả

Tăng tốc tăng trưởng – Mở rộng quy mô dễ dàng: Với Acumatica, Dakota Red sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng mạnh mẽ. “Việc mở thêm chi nhánh mới giờ dễ dàng hơn rất nhiều, và chúng tôi có thể theo dõi hoạt động của nhiều địa điểm và pháp nhân chỉ trên một nền tảng,” Stoner chia sẻ.

Doanh nghiệp tăng từ 10 người dùng trên Sage lên hơn 70 người dùng Acumatica mà không phát sinh chi phí bản quyền bổ sung – tiết kiệm hàng chục nghìn USD mỗi năm.

Giảm tồn kho nhờ dữ liệu chính xác hơn: “Chúng tôi có thể đặt hàng nhanh hơn, phản ứng với doanh số linh hoạt hơn và kỳ vọng giảm lượng tồn kho từ 1,5 đến 2 triệu USD,” Stoner nói. Hệ thống tự động hóa giao dịch liên công ty giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót, đồng thời đội ngũ tài chính có thể tập trung hơn vào phân tích và chiến lược.

Giải phóng đội ngũ bán hàng: Việc quy đổi đơn vị đo lường (viên, m², tấn, pallet) giờ được xử lý tự động trong Acumatica, tiết kiệm đáng kể thời gian cho đội ngũ kinh doanh.

Nâng cấp khả năng báo cáo: Trước đây Dakota Red phải xử lý thủ công dữ liệu trong Excel, nay với Acumatica mọi báo cáo có thể cập nhật chỉ bằng một cú nhấp chuột. “Chúng tôi có thể ngay lập tức biết ai đang nợ, nợ bao nhiêu và thuộc chi nhánh nào,” Sauter chia sẻ.

Vận hành thông minh hơn: “Acumatica thực sự linh hoạt và hiệu quả, giúp chúng tôi quản lý doanh nghiệp thông minh hơn, nhanh hơn và chính xác hơn,” Pat Sauter khẳng định.