Vì sao phần mềm quản lý thi công không đủ cho doanh nghiệp xây dựng lớn?

Bài viết được chia sẻ bởi Nữ Huỳnh – Consulting Director tại S4 Consulting, ACCA Certified, người trực tiếp tham gia tư vấn và triển khai các hệ thống Oracle và Acumatica ERP cho doanh nghiệp tại Châu Âu và Việt Nam. Nội dung dựa trên kinh nghiệm triển khai thực tế và phân tích các giải pháp đang được doanh nghiệp Việt sử dụng.

Phần mềm quản lý thi công đóng vai trò rất quan trọng trong ngành xây dựng, nhưng với doanh nghiệp xây dựng lớn, chúng chỉ là một phần của bài toán. Mục tiêu cốt lõi mà ban lãnh đạo cần đạt được là kiểm soát P/L dự án theo thời gian thực, và điều này đòi hỏi một lớp hệ thống cao hơn – ERP tài chính lõi như Acumatica Construction ERP.

Phần mềm quản lý thi công nhỏ thực sự giải quyết vấn đề gì?

Các phần mềm quản lý thi công được thiết kế để số hóa những “không chắc chắn” tại công trường, bao gồm:

• Nhân công có mặt hay không
• Vật tư đã xuất – dùng – tồn như thế nào
• Khối lượng đã thi công đến đâu
• Nghiệm thu, thanh toán có đúng tiến độ không

Những yếu tố này vốn khó kiểm soát bằng giấy tờ hay Excel. Việc số hóa giúp giảm sai lệch và tăng tính kỷ luật vận hành tại hiện trường.

Đây là giá trị thật và rất cần thiết của phần mềm quản lý thi công.

Nhưng số hóa thi công KHÔNG phải mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp xây dựng lớn

Với doanh nghiệp xây dựng lớn, số hóa không phải đích đến, mà là phương tiện.

Mục tiêu cuối cùng của ban lãnh đạo luôn là:

• Dự án đang lãi hay lỗ?
• Margin thực tế hiện tại là bao nhiêu?
• Nếu tiếp tục như hiện tại, kết quả cuối dự án sẽ ra sao?

Những câu hỏi này không thể trả lời chỉ bằng task, tiến độ hay checklist, mà phải bằng P/L dự án theo thời gian thực.

Những giới hạn tự nhiên của phần mềm quản lý thi công nhỏ lẻ

1️⃣ Trọng tâm là tác nghiệp, không phải tài chính dự án

Các phần mềm quản lý thi công nhỏ lẻ tập trung rất mạnh vào tác nghiệp hiện trường, thể hiện rõ qua các nhóm chức năng được nhấn mạnh:

• Chấm công công trường để đảm bảo đúng người – đúng thời gian
• Quản lý vật tư, thiết bị để hạn chế thất thoát
• Nghiệm thu – thanh toán theo khối lượng thi công

Đây đều là những nghiệp vụ cần thiết để công trường vận hành trơn tru. Tuy nhiên, các nghiệp vụ này chủ yếu trả lời câu hỏi:

“Công việc đã được thực hiện như thế nào?”

Trong khi đó, tài chính dự án và P/L thường chỉ xuất hiện sau khi:

• Nghiệp vụ đã phát sinh
• Dữ liệu được chuyển sang kế toán
• Hạch toán hoàn tất

Nói cách khác, P/L dự án là kết quả tổng hợp sau cùng, không phải chỉ số được theo dõi xuyên suốt vòng đời dự án.

Acumatica Construction ERP giải quyết hạn chế này như thế nào?

Acumatica được thiết kế với tài chính dự án là trung tâm, không phải tác nghiệp.

• Mọi chi phí, doanh thu, cam kết chi đều gắn trực tiếp vào Project / Job
• P/L dự án được cập nhật liên tục, không chờ tổng hợp cuối kỳ
• Ban lãnh đạo theo dõi Actual – Budget – Forecast song song

Trong Acumatica, câu hỏi trọng tâm không còn là “đã làm gì”, mà là:

“Với những gì đang diễn ra, dự án này sẽ lãi hay lỗ?”

2️⃣ P/L dự án phụ thuộc mạnh vào kế toán và thời điểm đóng sổ

Từ cách các phần mềm quản lý thi công trình bày, có thể thấy P/L dự án thường phụ thuộc vào một chuỗi điều kiện:

• Chi phí phải được ghi nhận đầy đủ từ hiện trường
• Kế toán phải gắn đúng ngữ cảnh dự án
• Dữ liệu phải được tổng hợp và kiểm tra
• Báo cáo chỉ chính xác sau khi đóng sổ

Điều này dẫn đến một thực tế rất phổ biến trong ngành xây dựng:

Doanh nghiệp biết dự án lỗ – lãi khi đã quá muộn để can thiệp.

Khi báo cáo tài chính dự án “đẹp” thì dự án đã xong, còn khi báo cáo “xấu” thì biên độ điều chỉnh gần như bằng 0.

Acumatica Construction Edition giải quyết hạn chế này như thế nào?

Acumatica không chờ kế toán đóng sổ để biết P/L dự án.

• Project Accounting là lõi hệ thống, không phải lớp báo cáo phụ
• Chi phí phát sinh được phản ánh ngay vào P/L dự án
• CFO và CEO có thể xem lãi – lỗ tạm tính theo thời gian thực
• Dự báo kết quả cuối dự án (Forecast) được cập nhật liên tục

Nhờ đó, Acumatica cho phép doanh nghiệp:

Can thiệp khi dự án còn có thể cứu

Phát hiện vượt ngân sách sớm

Điều chỉnh nguồn lực, tiến độ, hoặc phạm vi công việc

3️⃣ Kiến trúc phụ thuộc khi không có module kế toán lõi

Một điểm quan trọng nhưng thường ít được nhắc đến là:
nhiều phần mềm quản lý thi công không có module kế toán đúng nghĩa, mà phải tích hợp sang một ERP khác để xử lý tài chính.

Về mặt kỹ thuật, điều này tạo ra một kiến trúc phụ thuộc:

• Hệ thống A quản lý thi công
• Hệ thống B xử lý kế toán – tài chính

Với doanh nghiệp xây dựng lớn, kiến trúc này tiềm ẩn nhiều rủi ro tự nhiên:

• Rủi ro lệch dữ liệu
  Dữ liệu thi công và dữ liệu tài chính không luôn đồng bộ tuyệt đối về thời điểm.
• Gia tăng độ phức tạp khi scale
  Càng nhiều dự án, user, báo cáo thì áp lực tích hợp càng lớn.
• Phụ thuộc nhiều hệ thống, nhiều đội hỗ trợ
  Sự cố nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi dữ liệu tài chính.

Trong ngành xây dựng – nơi biên lợi nhuận mỏng – sự thiếu ổn định của hệ thống tài chính là rủi ro lớn hơn nhiều so với việc thiếu một vài tính năng tác nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp xây dựng lớn cần ERP như Acumatica Construction?

Acumatica Construction là ERP cloud của Mỹ, được thiết kế cho các doanh nghiệp quy mô lớn thuộc ngành xây dựng, nơi một hệ thống duy nhất quản lý từ công trường đến văn phòng là chìa khóa giúp quản trị lãi lỗ và dòng tiền một cách hiệu quả.

Những đặc điểm khiến Acumatica Construction ERP phù hợp với doanh nghiệp xây dựng lớn:

• P/L dự án được theo dõi liên tục, không chờ đóng sổ
• Một nguồn dữ liệu thống nhất cho dự án – kế toán – dòng tiền
• Unlimited User License cho phép hàng trăm người cùng tham gia hệ thống
• Được các quỹ đầu tư và chủ đầu tư tin cậy nhờ khả năng cung cấp dữ liệu tài chính minh bạch, nhất quán và có thể kiểm chứng

Trên Gartner Peer Insights, Acumatica nhận được đánh giá cao so với Microsoft hay SAP từ cộng đồng người dùng doanh nghiệp – phản ánh mức độ phù hợp trong môi trường vận hành phức tạp.

Khi nào phần mềm quản lý thi công vẫn là lựa chọn hợp lý?

Phần mềm quản lý thi công vẫn rất phù hợp nếu doanh nghiệp:

• Quy mô nhỏ – trung bình
• Ít dự án song song
• Mục tiêu chính là kiểm soát tiến độ và tác nghiệp
• Chưa chịu áp lực lớn về margin và dòng tiền

Vấn đề không phải đúng hay sai, mà là đúng giai đoạn phát triển.

Kết luận

Phần mềm quản lý thi công giúp doanh nghiệp kiểm soát “những gì đang xảy ra”.
ERP tài chính lõi giúp doanh nghiệp xây dựng lớn kiểm soát “kết quả sẽ xảy ra”.

Khi doanh nghiệp bước sang giai đoạn phải quản trị bằng P/L dự án theo thời gian thực, việc bổ sung ERP như Acumatica không còn là lựa chọn công nghệ, mà là lựa chọn chiến lược.