Hệ Thống IT Định Hình Văn Hóa Chính Trực Trong Chuỗi F&B: Góc Nhìn Từ COO An Nhiên Cafe

(Phỏng vấn chị Hiếu Trần – COO An Nhiên Cafe)

Trong ngành F&B, nhiều doanh nghiệp nói về văn hóa, nhưng không phải ai cũng xây được văn hóa bền vững ở quy mô nhiều cửa hàng. Với chị Hiếu Trần, COO của An Nhiên Cafe, câu trả lời không nằm ở việc đào tạo thêm hay giám sát chặt hơn, mà nằm ở việc xây dựng nền tảng công nghệ giúp toàn đội làm đúng – và cải thiện mỗi ngày.

Dưới đây là cuộc trò chuyện của S4 Consulting với chị Hiếu về cách An Nhiên xây văn hóa chính trực dựa trên hệ thống IT minh bạch.

Vì sao văn hóa chính trực lại quan trọng với một chuỗi F&B?

Trong F&B, mọi thứ đều bắt đầu từ sự nhất quán. Món phải giống nhau giữa các cửa hàng, quy trình phải giống nhau giữa các ca. Nhưng nếu không có văn hóa chính trực, mọi thứ sẽ nhanh chóng lệch khỏi chuẩn.

Tôi luôn nói: văn hóa chính trực không phải là khẩu hiệu. Đó là khả năng đội ngũ nhìn thẳng vào dữ liệu để xem hôm nay mình làm đúng hay chưa. Khi có thói quen đối diện với sự thật, doanh nghiệp mới cải thiện được mỗi ngày.

Những vấn đề nào thường xảy ra khi thiếu minh bạch trong vận hành?

Ba vấn đề xuất hiện rõ rệt nhất.

• Một là định lượng không chuẩn. Không phải do nhân viên cố ý, mà vì mỗi người thao tác một kiểu. Chỉ 2 gram lệch mỗi ly thôi nhưng lặp lại vài trăm ly là chi phí và chất lượng đều bị ảnh hưởng.

• Hai là quy trình bị “linh hoạt” khi đông khách. Nếu không có hệ thống buộc nhập – xuất – kiểm kê đúng thời điểm, cửa hàng sẽ bỏ sót và dữ liệu không còn giá trị.

• Ba là cảm tính. Khi không có dữ liệu rõ ràng, mọi đánh giá đều dựa vào cảm giác. Điều này tạo ra sự thiếu công bằng và khiến đội ngũ không có động lực cải thiện.

Hệ thống IT giải quyết vấn đề này như thế nào?

Hệ thống IT không khiến mọi thứ hoàn hảo. Nó chỉ đơn giản làm đúng một việc: cho chúng ta thấy sự thật.

Khi dữ liệu minh bạch, chúng ta biết:

• Hôm nay cửa hàng nào làm tốt.
• Ca nào đang bị lệch định lượng.
• Nhân viên nào cần hỗ trợ thêm.
• Quy trình nào cần cải thiện.

Văn hóa chính trực được xây từ thói quen nhìn vào dữ liệu thay vì suy đoán hay đổ lỗi. Hệ thống IT tạo ra liên tục các “gương soi” để đội ngũ tự thấy điểm chưa tốt và sửa ngay.

Tại sao mobile app lại quan trọng với đội ngũ cửa hàng?

Vì không một nhân viên F&B nào rảnh tay để mở máy tính.

Nhân sự part-time, mới vào nghề, thay ca liên tục – họ cần một công cụ:

Dễ hiểu
Nhanh
Không làm gián đoạn phục vụ

Mobile app cho phép họ nhập liệu, kiểm kê, đối chiếu tồn kho mọi lúc. Thay vì để cuối ngày mới tổng hợp, mọi thứ được ghi nhận đúng thời điểm.

Khi thao tác đơn giản, nhân viên tự nhiên tuân thủ hơn. Đây là nền tảng để dữ liệu sạch và văn hóa minh bạch được duy trì mỗi ngày.

Dữ liệu minh bạch giúp doanh nghiệp phân biệt người phù hợp và không phù hợp như thế nào?

Tôi không dùng hệ thống để “bắt lỗi”.
Tôi dùng nó để nhìn rõ sự thật.

Người nghiêm túc sẽ luôn có dữ liệu ủng hộ họ. Thấy lệch, họ tự điều chỉnh. Dữ liệu giúp họ phát triển.

Người thiếu trách nhiệm sẽ lộ ngay: định lượng sai thường xuyên, giao ca thiếu minh bạch, kiểm kê không khớp. Không còn chỗ để né tránh hay đổ lỗi.

Hệ thống IT không loại bỏ con người. Nó chỉ giúp tổ chức nhận diện rõ ai phù hợp với văn hóa và ai không.

Vì sao An Nhiên quyết định đầu tư mạnh cho công nghệ từ sớm?

Ngay từ những năm đầu tiên, tôi đã ý thức rằng: Một chuỗi muốn bền phải đứng trên hai chân

• Tình người – tức là tinh thần tử tế, thái độ phục vụ tốt, đối xử công bằng.
• Dữ liệu minh bạch – tức là mọi con số được ghi nhận đúng và phản ánh sự thật.

• Một bên nuôi dưỡng lòng tin.
• Một bên đảm bảo tính chính trực.

Nếu thiếu một trong hai, tổ chức sẽ mất cân bằng. Đó là lý do An Nhiên đầu tư rất mạnh cho công nghệ dù lúc đó chúng tôi mới chỉ có vài cửa hàng.

Vai trò của Acumatica F&B Edition trong hành trình xây văn hóa của An Nhiên là gì?

Acumatica giúp chúng tôi tạo ra nền tảng dữ liệu thống nhất giữa cửa hàng – vận hành – kế toán – mua hàng.

• Hệ thống tự động trừ nguyên liệu theo món.
• Cho phép kiểm kê nhanh trên mobile, giúp việc kiểm kê ngày trở nên nhẹ nhàng.
• So sánh tồn kho sổ sách – thực tế mỗi ngày.
• Cảnh báo lệch định lượng theo ca.

Nhờ vậy, đội ngũ không phải tranh luận “ai đúng ai sai”, mà cùng nhìn vào dữ liệu để cải thiện.

Đó chính là cách văn hóa chính trực được duy trì.

Kết luận: Hệ thống IT có thật sự quyết định văn hóa doanh nghiệp?

Có.
Trong F&B, hệ thống IT không chỉ giúp vận hành trơn tru.Nó giúp cả tổ chức sống thật với dữ liệu, cải thiện mỗi ngày, giữ chuẩn chất lượng và loại bỏ sự cảm tính. Văn hóa chính trực không đến từ lời hứa.Văn hóa chính trực đến từ một hệ thống minh bạch mà mọi người đều tin vào. Đó là nguyên tắc mà An Nhiên Cafe luôn theo đuổi – và là lý do chúng tôi chọn đồng hành cùng S4 Consulting và Acumatica F&B Edition.

Tìm hiểu thêm: ERP ngành F&B giúp kiểm soát thất thoát NVL thế nào?