Làm Thế Nào Để Tối Ưu SAP S/4HANA và Đạt ROI Cao Nhất?

Tác giả: Lạc Phạm, Director – S4 Consulting. Có tham khảo Internet.

Trong nhiều năm qua, SAP ECC và S/4HANA đã trở thành những cái tên quen thuộc với các CEO và CFO tại Việt Nam, đặc biệt khi các doanh nghiệp hàng đầu như Vingroup hay TH True Milk đều tin dùng. Với khả năng xử lý dữ liệu theo thời gian thực và tích hợp sâu các quy trình kinh doanh, SAP S/4HANA là bước tiến vượt bậc trong hành trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, làm thế nào để đảm bảo rằng một dự án S/4HANA không chỉ thành công về mặt kỹ thuật mà còn mang lại giá trị kinh doanh thực sự? Đây chính là câu hỏi khiến nhiều lãnh đạo doanh nghiệp trăn trở.

Những Thách Thức Khi Triển Khai SAP S/4HANA

Hầu hết các dự án ERP, đặc biệt là SAP S/4HANA, thường đi kèm với kỳ vọng cao về việc số hóa toàn diện hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế triển khai lại không hề đơn giản:

1. Ngân Sách Đội Lên Không Kiểm Soát

Chi phí triển khai thường vượt xa dự toán ban đầu do:

• Thiếu kế hoạch chi tiết.
• Phát sinh các yêu cầu mới trong quá trình triển khai.
• Một số nhà cung cấp giải pháp thường nói giảm về mức độ phức tạp, khiến khách hàng đánh giá thấp các rủi ro liên quan.

2. Kỳ Vọng Không Đồng Nhất Từ Quản Lý Cấp Trung

Quản lý cấp trung thường kỳ vọng hệ thống mới sẽ chỉ số hóa quy trình hiện tại và giảm khối lượng công việc. Tuy nhiên, ERP đóng gói như SAP S/4HANA không chỉ là công cụ mà còn là cách áp dụng mô hình quản trị mới. Điều này đôi khi dẫn đến mâu thuẫn và giảm sự ủng hộ từ các cấp quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả triển khai.

3. Gián Đoạn Hoạt Động Trước và Sau Go-Live

Triển khai ERP đòi hỏi sự tham gia sâu của nhân viên, dẫn đến áp lực lớn khi phải duy trì cả hoạt động kinh doanh lẫn tiến độ dự án. Sau go-live, các lỗi vận hành như không thể xử lý đơn hàng hoặc bảng lương có thể gây gián đoạn nghiêm trọng, ảnh hưởng đến niềm tin của khách hàng và đội ngũ.

Chiến Lược Vượt Qua Thách Thức

Để triển khai SAP S/4HANA thành công và mang lại giá trị bền vững, doanh nghiệp cần tập trung vào các chiến lược sau:

1. Quản Lý Chi Phí Triển Khai Thông Minh

• Đầu tư đúng chỗ: Chỉ lựa chọn các module phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Luôn ưu tiên tích hợp Tài chính – Kế toán ngay từ giai đoạn đầu để đảm bảo các luồng thông tin hoạt động trơn tru.
• Lập kế hoạch chi tiết: Phân tích kỹ từng khoản chi phí để tránh đội vốn.
• Tập trung vào lợi ích dài hạn: Đừng chỉ nhìn vào chi phí hiện tại mà hãy cân nhắc liệu đầu tư này có tạo ra giá trị kinh doanh lâu dài hay không.

2. Giảm Thiểu Rủi Ro Gián Đoạn Hoạt Động

• Chuẩn bị kỹ cho giai đoạn go-live: Giai đoạn này thường khiến workload của nhân viên tăng 150%. Doanh nghiệp cần có chính sách khen thưởng phù hợp để khích lệ tinh thần đội ngũ.
• Đầu tư vào đào tạo: Đảm bảo nhân viên được huấn luyện đầy đủ trước khi sử dụng hệ thống. Những lỗi nhập liệu ban đầu có thể gây hậu quả lớn, đặc biệt với một hệ thống phức tạp như S/4HANA.
• Lập kế hoạch xử lý khẩn cấp: Chuẩn bị sẵn các kịch bản cho tình huống xấu nhất để giảm thiểu rủi ro.

3. Tối Ưu Hóa Sau Go-Live

• Đánh giá và cải thiện: Sau go-live, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện để nhận diện các vấn đề cần cải thiện.
• Tinh chỉnh hệ thống: Các thay đổi nhỏ nhưng đúng chỗ, như tối ưu hóa cấu hình hay cải thiện tích hợp, có thể tạo ra giá trị lớn.
• Theo dõi giá trị liên tục: Đừng coi go-live là kết thúc, mà hãy liên tục theo dõi để đảm bảo hệ thống mang lại lợi ích kinh doanh.

Giai Đoạn Hậu Go-Live: Nơi Tạo Ra Giá Trị Thực Sự

Nhiều doanh nghiệp dừng lại ở việc hoàn thành dự án mà không tập trung vào tối ưu hóa sau go-live. Đây là sai lầm lớn. Giai đoạn hậu go-live chính là cơ hội để tạo ra giá trị tối đa từ S/4HANA thông qua các hoạt động như:

• Tái đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân sự sử dụng hệ thống hiệu quả hơn.
• Loại bỏ lỗi nhỏ: Những điều chỉnh nhỏ có thể giúp tăng hiệu suất đáng kể.
• Chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo: Học hỏi từ sai lầm trước đó để tối ưu hóa các giai đoạn sau.

Thông Điệp Dành Cho CEO và CFO

SAP S/4HANA không chỉ là một dự án công nghệ, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp định hình lại chiến lược quản trị và vận hành. Để tối ưu hóa giá trị, các CEO và CFO cần có cái nhìn dài hạn, tập trung vào giá trị kinh doanh thay vì chỉ tiết kiệm chi phí.

Nếu bạn đang cân nhắc triển khai hoặc tối ưu hóa SAP S/4HANA, S4 Consulting luôn sẵn sàng đồng hành. Chúng tôi không chỉ cung cấp giải pháp công nghệ mà còn là đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp đạt được giá trị kinh doanh bền vững.