NetSuite là ERP cloud đầu tiên trên thế giới và hiện vẫn là nền tảng được doanh nghiệp tăng trưởng nhanh ưu tiên lựa chọn. Dành cho người mới bắt đầu, bài viết dưới đây tổng hợp kiến thức cốt lõi về NetSuite ERP: bản chất hệ thống, kiến trúc, cách vận hành và những khái niệm quan trọng cần hiểu đúng trước khi triển khai.

1. NetSuite ERP là gì?

NetSuite là hệ thống ERP cloud giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, kế toán, bán hàng, tồn kho, sản xuất nhẹ, dịch vụ và thương mại điện tử trên một nền tảng duy nhất.

Điểm khác biệt lớn nhất của NetSuite:
– Hoàn toàn chạy trên cloud (không cài đặt)
– Một cơ sở dữ liệu hợp nhất
– Tự động xử lý kế toán xuyên suốt quy trình
– Dashboard theo vai trò người dùng

Dù có CRM, inventory hay procurement, tất cả xoay quanh lõi kế toán, điều mà tài liệu NetSuite nhấn mạnh là thế mạnh lớn nhất của hệ thống.

2. Giao diện NetSuite ERP dành cho người mới

2.1. NetSuite Dashboard – Màn hình chính sau khi đăng nhập

Mỗi người dùng có dashboard riêng dựa trên vai trò: kế toán, controller, sales manager, inventory manager…
Dashboard gồm:
– KPI
– Các chỉ số tài chính
– Reminders
– Shortcuts
– Thông báo cần xử lý

Dashboard có thể được cá nhân hóa: thêm portlet, di chuyển vị trí, thay đổi layout.

2.2. Navigation Center – Thanh điều hướng chính

Đây là khu vực giúp truy cập toàn hệ thống:
– Transactions
– Lists
– Reports
– Saved Searches
– Inventory
– Accounting

Mỗi role sẽ có một “center” khác nhau (Accounting Center, Sales Center, Inventory Center…).

2.3. Global Search – Tìm kiếm toàn hệ thống

Dùng để tìm customer, invoice, PO, item… chỉ bằng vài ký tự.
NetSuite hỗ trợ prefix giúp thu hẹp kết quả:
– cus: → Customer
– inv: → Item
– emp: → Employee

Wildcard (%) cho phép tìm kiếm nâng cao.

3. Cách NetSuite vận hành quy trình (Process Flow)

Dù người mới hay chuyên gia, điều quan trọng nhất là hiểu NetSuite vận hành bằng chuỗi quy trình liên kết, ví dụ:

Order to Cash (Bán hàng → Thu tiền)

1. Sales Order
2. Item Fulfillment
3. Invoice
4. Customer Payment

NetSuite hướng người dùng đi từng bước, giảm sai sót khi thao tác.

Procure to Pay (Mua hàng → Thanh toán)

1. Purchase Order
2. Item Receipt
3. Vendor Bill
4. Payment

Hai quy trình này là nền tảng để hiểu NetSuite ERP.

4. Financial Engine – Lõi mạnh nhất cho người mới học NetSuite

Tất cả transaction đều tạo “GL Impact” – bút toán kế toán tương ứng.
Điều này giúp:
– Báo cáo realtime
– Hợp nhất tài chính dễ dàng
– Truy xuất chi tiết từng giao dịch

Tài liệu nhấn mạnh rằng kế toán là chức năng số một của NetSuite, và mọi module khác được xây dựng xoay quanh lõi kế toán.

5. NetSuite Inventory & Fulfillment – Hiểu đơn giản nhưng đúng bản chất

Dành cho người mới, NetSuite hỗ trợ đầy đủ quy trình tồn kho:
– Danh mục hàng hóa (Item Master)
– Số lượng tồn từng location
– Reorder Point / MRP
– Pick – Pack – Ship

Hệ thống inventory của NetSuite không chỉ theo dõi tồn kho mà còn gắn chặt với fulfillment và kế toán.

6. Reporting trong NetSuite: Công cụ mạnh nhất cho người mới

6.1. Báo cáo tài chính

Income Statement, Balance Sheet, Cash Flow… có thể drill-down đến từng giao dịch.

6.2. NetSuite Saved Search – Công cụ tìm kiếm nâng cao

Cho phép lọc transaction theo tiêu chí:
– Transaction > 500 USD
– Vendor X trong 30 ngày
– PO chờ nhận hàng

Saved Search được dùng nhiều hơn báo cáo vì dễ tùy chỉnh.

6.3. NetSuite SuiteAnalytics Workbook

Công cụ phân tích mạnh mẽ nhất trong NetSuite: pivot table, biểu đồ, dashboard.

7. Những khái niệm trong NetSuite người mới cần hiểu đúng

8. NetSuite phù hợp với doanh nghiệp nào?

Dựa trên tài liệu, NetSuite phù hợp nhất cho:
– Doanh nghiệp thương mại – phân phối
– Sản xuất nhẹ và assemble-to-order
– Dịch vụ chuyên môn
– Thương mại điện tử
– Doanh nghiệp đa chi nhánh hoặc đang tăng trưởng nhanh

9. Sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp mới dùng NetSuite

1. Nghĩ rằng NetSuite chỉ là kế toán hoặc CRM
2. Tùy biến quá mức khi chưa hiểu process flow
3. Không chuẩn hóa dữ liệu trước go-live
4. Không dùng saved search & suiteanalytics → mất sức mạnh hệ thống
5. Không chọn đối tác triển khai phù hợp

10. S4 Consulting – Đối tác triển khai Oracle NetSuite tại Việt Nam

Tại Việt Nam, S4 Consulting cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai NetSuite theo chuẩn quốc tế. Chúng tôi giúp doanh nghiệp:
– Xây hệ thống tài chính realtime
– Chuẩn hóa quy trình vận hành
– Tự động hóa xuyên suốt bán hàng – kho – kế toán
– Tích hợp thương mại điện tử, CRM, WMS
– Tối ưu chi phí và tăng hiệu quả ngay từ năm đầu triển khai

Chọn S4 Consulting nghĩa là chọn đối tác hiểu NetSuite từ kiến trúc đến vận hành, và đồng hành trên hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam.

Cộng đồng Oracle NetSuite lớn nhất Việt Nam

Để Golive Oracle NetSuite Nhẹ Ngành Hơn