Phương pháp hiệu quả để tích hợp hệ thống bên ngoài vào Acumatica bằng Import By Scenarios

Acumatica cung cấp bộ công cụ linh hoạt và mạnh mẽ để tích hợp các ứng dụng bên ngoài. Một trong những cách hiệu quả nhất là kết hợp việc chuẩn bị dữ liệu tự động từ hệ thống nguồn với tính năng Import by Scenario (SM206036) và Automation Schedules (SM205020) của Acumatica. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp đưa dữ liệu từ hệ thống ngoài vào Acumatica mà không cần hardcode và dễ bảo trì hơn.

Dưới đây là kiến trúc mẫu và ví dụ thực tế mà S4 Consulting đã triển khai cho một khách hàng (tự động lấy dữ liệu bán hàng hàng ngày từ Loyverse POS vào Acumatica):

Loyverse API → Python script xử lý dữ liệu và xuất Excel → Windows Task Scheduler chạy script hàng ngày → File được đưa vào thư mục chia sẻ → Acumatica File Synchronization lấy file → Automation Schedule chạy Import Scenario → Acumatica tạo chứng từ Kit Assembly → (Tùy chọn) Business Event gửi email báo cáo

Xem chi tiết hướng dẫn: A Practical Method for Integrating External Systems With Acumatica Using Import by Scenarios

1. Trích xuất và chuẩn bị dữ liệu từ hệ thống bên ngoài

Quy trình bắt đầu bằng một script Python kết nối với Loyverse POS Web API để lấy dữ liệu giao dịch bán hàng hằng ngày. Script này chuẩn hóa dữ liệu thô – tính toán, định dạng, mapping SKU, logic kho, chuyển đổi ngày tháng – và biến dữ liệu thành cấu trúc phù hợp với Import Scenario của Acumatica.

Các bước chính gồm:

• Gọi Loyverse API bằng secure tokens
• Trích xuất dữ liệu bán hàng, thông tin hàng hóa, giá, thuế và cơ cấu doanh thu
• Chuẩn hóa dữ liệu theo đúng các trường của Acumatica
• Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự nhất quán để dễ xử lý
• Xuất dữ liệu sang định dạng Excel tương thích (khuyến nghị dùng xlsxwriter)

Script có thể chạy trên máy mini PC hoặc máy ảo, đảm bảo ổn định, tập trung và có độ bảo mật doanh nghiệp.

2. Tự động hóa quá trình chuẩn bị dữ liệu

Để tích hợp hoàn toàn tự động, script được lên lịch chạy ở các thời điểm cố định, thường là hằng ngày. Có thể dùng Windows Task Scheduler hoặc Cron trên Linux.

Script thực hiện các công việc:

• Lấy dữ liệu mới
• Tạo file nhập liệu
• Tạo bản sao lưu phục vụ kiểm toán
• Lưu file vào thư mục được giám sát

Nhờ vậy, Acumatica luôn có file dữ liệu mới nhất.

3. Đưa file vào Acumatica bằng File Synchronization

Acumatica sử dụng File Maintenance (SM202510) và File Synchronization (SM202530) để tự động lấy file từ thư mục chia sẻ.

Các khả năng chính:

• Theo dõi thư mục để phát hiện file mới hoặc cập nhật
• Tự động đưa file vào kho lưu trữ của Acumatica
• Lưu lịch sử phiên bản đầy đủ để truy vết
• Chỉ kích hoạt với các file đúng tên hoặc pattern định sẵn

Cách này loại bỏ hoàn toàn việc tải file thủ công.

4. Tự động chạy Import Scenario

Khi file được đồng bộ, Automation Schedules của Acumatica sẽ chạy Import Scenario.

Thông thường thiết lập hai lịch:

• Lịch chạy File Synchronization
• Lịch chạy Import Scenario để tạo chứng từ trong Acumatica

Hai lịch này có thể chạy liên tiếp nhau chỉ trong vài phút, đảm bảo dữ liệu luôn được nhập vào Acumatica mà không cần thao tác từ người dùng.

5. Tùy chọn: Gửi thông báo bằng Business Events

Nếu muốn theo dõi trạng thái import, có thể thêm Business Event để gửi:

• Email tóm tắt
• Thông báo lỗi
• Số lượng bản ghi
• Thời gian xử lý

Tính năng này hữu ích cho chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận tài chính muốn nhận báo cáo hằng ngày.

Ví dụ thực tế được triển khai bởi S4 Consulting

S4 Consulting đã triển khai thành công quy trình tự động nhập dữ liệu bán hàng hằng ngày cho một khách hàng F&B.

Quy trình gồm:

• Lấy dữ liệu bán hàng từ POS qua Python
• Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu thành file đúng cấu trúc Import Scenario
• Task Scheduler tạo file tự động mỗi đêm
• Acumatica sử dụng File Synchronization để lấy file
• Import Scenario tạo bản ghi doanh thu trong Acumatica
• Business Event gửi email tóm tắt cho chủ doanh nghiệp

Giải pháp này giúp doanh nghiệp vận hành hoàn toàn tự động, không cần thao tác thủ công, dữ liệu chính xác và luôn sẵn sàng cho báo cáo.

Tham khảo thêm ERP nào phù hợp cho chuỗi nhà hàng? Acumatica, SAP hay Oracle?

Kết luận

Phương pháp tích hợp này đơn giản, dễ mở rộng và đáng tin cậy. Bằng cách kết hợp tự động chuẩn bị dữ liệu và tận dụng Import Scenario, File Synchronization và Automation Schedules của Acumatica, doanh nghiệp có thể kết nối hầu như bất kỳ ứng dụng bên ngoài nào vào Acumatica mà không cần middleware phức tạp.

S4 Consulting có thể tư vấn và triển khai giải pháp tích hợp Acumatica dựa trên kinh nghiệm thực tế và các best practices đã được kiểm chứng.