Mô Hình Quản Trị Theo Thời Gian Thực: Sẵn Sàng Cho Thời Đại BANI

Tác giả: Lạc Phạm, Director – S4 Consulting.

Trong kỷ nguyên BANI (Brittle, Anxious, Non-linear, Incomprehensible – Mỏng manh, Lo âu, Phi tuyến tính, Không thể lý giải), các doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức chưa từng có: sự mỏng manh của những logic tưởng chừng không thể thay đổi trong ngắn hạn, áp lực phải đưa ra quyết định nhanh, các biến động phi tuyến tính khó lường, và những hiện tượng không thể giải thích bằng logic thông thường. Để thích nghi, chuyển đổi từ Mô hình Quản trị Hồi cứu sang Quản trị Thời gian thực (Real-Time Predictive Management) là một trong những yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh.

Quản trị Hồi cứu: Hạn chế của Phần mềm Kế toán Truyền thống

Phần mềm kế toán truyền thống thường tập trung vào việc ghi nhận và báo cáo các giao dịch trong quá khứ, phục vụ mục đích kế toán tài chính cơ bản.

Tuy nhiên, mô hình này bộc lộ những hạn chế rõ ràng:

1. Phương pháp Tính Giá Vốn Thụ động: Do các hạn chế về công nghệ, các hệ thống kế toán truyền thống thường vận hành tốt nhất với phương pháp Bình quân Cuối kỳ, không phản ánh được sự biến động giá nguyên liệu hay chi phí theo thời gian thực. Điều này khiến doanh nghiệp không thể nắm bắt chính xác tình hình kinh doanh sau khi đóng kỳ kế toán – thông thường từ ngày 10 đến 20 của tháng tiếp theo.
2. Thiếu khả năng Dự báo và Phân tích tức thời: Dữ liệu thường chỉ được xử lý vào cuối kỳ, dẫn đến việc ra quyết định chậm trễ.
3. Hạn chế về Tích hợp và Kết nối: Khó kết nối với các quy trình vận hành quan trọng như quản lý bán hàng, chuỗi cung ứng, hay sản xuất. Điều này dẫn đến sự đứt gãy luồng thông tin giữa các bộ phận như mua hàng, bán hàng và sản xuất, khiến quy trình chưa tối ưu, doanh nghiệp không thể phản ứng kịp thời trước những thay đổi về nhu cầu, giá cả hoặc tồn kho.
4. Giới hạn bởi Công nghệ: Các phần mềm kế toán truyền thống được phát triển trong bối cảnh công nghệ còn hạn chế, không đủ khả năng xử lý dữ liệu lớn hoặc cung cấp dữ liệu theo thời gian thực.

Những hạn chế này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể mà còn tạo ra các khoảng trống thông tin, khiến các bộ phận trong doanh nghiệp khó phối hợp hiệu quả. Điều này làm giảm khả năng tối ưu hóa nguồn lực và đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu chính xác, kịp thời.

Quản trị Thời gian thực: Nền tảng của Hệ thống ERP hiện đại

Ngược lại, Quản trị Thời gian thực được thiết kế để tối ưu hóa quy trình ra quyết định dựa trên dữ liệu cập nhật ngay tại thời điểm phát sinh. Các hệ thống ERP hàng đầu như Oracle NetSuite, Acumatica, SAP S4 Hana hay Dynamics 365 đã đưa mô hình này lên một tầm cao mới, với các lợi ích vượt trội:

Lợi ích của Quản trị Thời gian thực

1. Phương pháp Tính Giá Vốn và Giá Thành Hiện đại:
   • Hỗ trợ các phương pháp tiên tiến như Moving Average, cho phép tính giá vốn ngay khi có biến động xuất nhập tồn hoặc phát sinh chi phí như mua hàng (Landed Cost).
   • Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại, giúp ước tính lãi/lỗ theo từng đơn hàng hoặc dự án, theo thời gian thực từ đó điều hành hiệu quả hơn.
2. Dữ liệu Cập nhật Liên tục:
   • Thay vì xử lý dữ liệu theo lô (mỗi tháng), hệ thống ERP tính toán và cung cấp dữ liệu ngay lập tức, giúp ban lãnh đạo theo dõi hiệu suất kinh doanh theo thời gian thực.
   • Phân tích lợi nhuận gộp theo thời gian thực các hệ thống ERP như Oracle NetSuite, Acumatica cho phép doanh nghiệp xem được tỷ lệ lợi nhuận gộp ước tính trên từng đơn hàng ngay khi nhập liệu. Với khả năng lựa chọn từ nhiều phương pháp tính giá thành như giá lần nhập gần nhất, giá bình quân, giá tiêu chuẩn, hoặc giá định nghĩa, các đơn hàng có thể được phân tích chi tiết đến từng dòng hàng để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn lợi nhuận đã đề ra.
   • Việc hỗ trợ các phương pháp tích hợp và nhập liệu hiện đại như RESTful APIs, Barcode/QR Code, Mobile Device và thiết bị IoT không chỉ giúp giảm tải cho người dùng mà còn giúp luồng chảy dữ liệu giữa các phòng ban diễn ra nhanh hơn.
3. Khả năng Dự báo và Ra Quyết định Nhanh chóng:
   • Các ERP hiện đại ngày nay được tích hợp sẵn các Dashboard theo vai trò, mà ở đó dữ liệu được lấy trực tiếp theo thời gian thực từ chứng từ thực tế phát sinh tại các phòng ban, bộ phận.
   • Các hãng công nghệ lớn như Oracle, Microsoft đang chạy đua để đưa AI vào bộ giải pháp nhằm nâng tầm công cụ phân tích và dự báo giúp doanh nghiệp dự đoán xu hướng, đánh giá rủi ro và cơ hội trước khi chúng xảy ra.
4. Nâng cao Năng lực Ứng Biến: Với dữ liệu thời gian thực, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích nghi trước những thay đổi của thị trường hoặc các yếu tố ngoại cảnh.

Sự Khác Biệt: Hạn chế Công nghệ của Phần mềm Kế toán và ERP hiện đại

Lý do chính khiến phần mềm kế toán truyền thống không thể hỗ trợ Quản trị Thời gian thực là bởi hạn chế về công nghệ khi chúng được phát triển:

• Hiệu suất Hệ thống Thấp: Phần mềm kế toán được thiết kế để xử lý dữ liệu theo cách tối giản nhằm phù hợp với phần cứng và công nghệ của thời điểm đó.
• Giới hạn trong Lưu trữ và Xử lý Dữ liệu: Không thể xử lý khối lượng lớn dữ liệu hoặc tính toán phức tạp trong thời gian thực.
• Thiếu Công cụ Phân tích Hiện đại: Các phần mềm này chỉ cung cấp báo cáo hồi cứu, không hỗ trợ phân tích hoặc dự báo.

Ngược lại, các hệ thống ERP hiện đại tận dụng sức mạnh của AI, Big Data, và Điện toán Đám mây, giúp doanh nghiệp vượt qua mọi giới hạn công nghệ trước đây.

Chuyển đổi từ Phần mềm Kế toán sang ERP: Cơ hội và Thách thức

Sự chuyển đổi này không chỉ là nâng cấp công nghệ mà còn là sự thay đổi toàn diện về tư duy và cách vận hành doanh nghiệp:

1. Cơ Hội:
   • Tăng khả năng phản ứng linh hoạt: ERP cung cấp dữ liệu thời gian thực và công cụ dự báo mạnh mẽ.
   • Tối ưu hóa hiệu suất: Nhờ tích hợp toàn diện, các bộ phận vận hành có thể phối hợp hiệu quả hơn.
2. Thách Thức:
   • Đổi mới quy trình: Doanh nghiệp cần tái cấu trúc quy trình nội bộ để phù hợp với hệ thống ERP.
   • Đào tạo nhân sự: Nhân viên cần được trang bị kỹ năng để làm chủ công nghệ mới.
   • Chấp nhận sự thay đổi: Chuyển đổi từ quản trị hồi cứu sang thời gian thực đòi hỏi doanh nghiệp phải sẵn sàng rời bỏ các thói quen cũ

Kết luận

Trong thời đại BANI, Quản trị Thời gian Thực không chỉ là xu hướng mà còn là chìa khóa sống còn để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Các hệ thống ERP hiện đại như Oracle NetSuite, Acumatica, SAP, Microsoft Dynamics 365 không chỉ mang lại sự chính xác và nhanh chóng, mà còn giúp doanh nghiệp dự báo và thích nghi tốt hơn với những biến động khó lường.

S4 Consulting tự hào là đối tác đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số. Với kinh nghiệm triển khai ERP tiên tiến và tập trung vào giá trị thực tiễn, chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp vươn xa trong kỷ nguyên mới. Hãy cùng chúng tôi chuyển đổi hôm nay để sẵn sàng cho tương lai!

Đăng ký 20 giờ TƯ VẤN MIỄN PHÍ, giúp doanh nghiệp xác định cách tiếp cận, ngân sách, lộ trình ERP.

TÌM HIỂU THÊM