Quy trình triển khai ERP như thế nào để thành công và tiết kiệm

Triển khai ERP (Enterprise Resource Planning) là một trong những dự án phức tạp và có tác động sâu rộng nhất đối với doanh nghiệp. Nó không chỉ là việc thay đổi phần mềm, mà còn là hành trình chuyển đổi quy trình, quản trị và văn hóa doanh nghiệp.

Nếu được thực hiện đúng cách, ERP trở thành “hệ thần kinh trung ương” của tổ chức – cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, đồng bộ mọi phòng ban và tối ưu hiệu quả vận hành. Nhưng nếu triển khai sai, ERP có thể biến thành “cơn ác mộng” với chi phí đội lên và tiến độ bị phá vỡ.

Giải pháp ERP là gì?

Giải pháp Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống phần mềm cốt lõi, đóng vai trò như một kho dữ liệu trung tâm. ERP kết nối mọi phòng ban trong một tổ chức, giúp bạn truy cập mọi thông tin của công ty mọi lúc, mọi nơi.

Các giải pháp ERP hiện đại không chỉ là nơi lưu trữ dữ liệu. Chúng còn là những nền tảng thông minh và mạnh mẽ giúp tự động hóa các tác vụ thủ công, hợp nhất toàn bộ thông tin về tồn kho, sản phẩm, sản xuất, phân phối và các dự án. Với một giải pháp ERP, doanh nghiệp của bạn sẽ được trang bị đầy đủ để bứt phá trong nền kinh tế số. Nhưng để tận hưởng “nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy” này, doanh nghiệp cần hoàn thành quá trình triển khai ERP.

Triển khai ERP là gì?

Triển khai ERP là quá trình cài đặt phần mềm ERP mà bạn đã chọn, di chuyển dữ liệu kinh doanh sang hệ thống mới, cấu hình thông tin người dùng, tùy chỉnh các quy trình và đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm.

Nghe có vẻ phức tạp, nhưng các thành phần này của quá trình triển khai hệ thống ERP không xảy ra cùng một lúc. Chúng được hoàn thành theo một tiến trình hợp lý, qua các giai đoạn khác nhau của vòng đời triển khai ERP.

Quy trình triển khai ERP diễn ra như thế nào?

Cũng như bất kỳ dự án lớn nào, bạn cần tiếp cận việc triển khai ERP bằng cách cẩn thận thực hiện từng giai đoạn của dự án. Mặc dù quy trình có thể khác nhau đôi chút tùy vào mỗi doanh nghiệp, nhưng mỗi vòng đời triển khai ERP đều bao gồm tám giai đoạn tiêu chuẩn. Mỗi giai đoạn đều đóng vai trò then chốt cho sự thành công của dự án.

Thời gian hoàn thành các giai đoạn này cũng khác nhau giữa các công ty và phụ thuộc vào quyết định cá nhân của bạn về tốc độ triển khai. Tuy nhiên, thông thường, hầu hết các dự án triển khai ERP được hoàn thành, từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi hệ thống vận hành đầy đủ, trong vòng từ sáu tháng đến một năm.

Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ đi sâu vào từng giai đoạn của vòng đời triển khai ERP. Mỗi bước nên được hoàn thành triệt để trước khi chuyển sang bước tiếp theo, nhằm đảm bảo rằng mọi phần của quy trình đều được xây dựng trên một nền tảng vững chắc.

Dưới đây là 8 bước triển khai ERP chuẩn quốc tế, được Acumatica và S4 Consulting đúc kết, giúp doanh nghiệp làm đúng ngay từ lần đầu tiên.

Bước 1: Lập kế hoạch và tổ chức (Planning and Organization)

Đây là bước bắt đầu ngay cả trước khi chọn phần mềm ERP, bao gồm:

• Đảm bảo cam kết từ ban lãnh đạo và IT:
  • Giải thích vì sao ERP hiện đại là thiết yếu trong chiến lược chuyển đổi số.
  • Nhấn mạnh lợi ích: một nguồn dữ liệu duy nhất (single source of truth), dữ liệu real-time cho quyết định chính xác, phân tích sâu, kết nối di động, tích hợp linh hoạt.
  • Làm rõ ROI: chi phí triển khai vs. lợi ích lâu dài như giảm chi phí vận hành, tăng hiệu quả, nâng cao sự hài lòng khách hàng.
  • Duy trì kết nối: Lãnh đạo cần là “champion” để thường xuyên cập nhật, định hướng và tháo gỡ khó khăn.
• Giao tiếp sớm với toàn công ty:
  • Thông báo ngay từ khi lựa chọn hệ thống ERP để nhân viên có thời gian chuẩn bị tâm lý, đưa ý kiến đóng góp.
  • Truyền thông rõ ràng lợi ích để giảm phản kháng.
  • Khẳng định đây là quyết định được toàn bộ ban lãnh đạo ủng hộ.
• Thành lập đội dự án (ERP Implementation Team): gồm thành viên từ nhiều phòng ban, mỗi người có vai trò cụ thể.
• Chọn phương án triển khai (Deployment Option): SaaS (Cloud), Private Cloud, hoặc Hybrid.

Rủi ro cần lưu ý:

• Thời gian: dự án ERP thường kéo dài hơn dự kiến, nên cần buffer trong kế hoạch.
• Phản kháng: dù truyền thông tốt, vẫn sẽ có nhân viên quen dùng hệ thống cũ. Hãy liên tục nhắc lại “pain points” sẽ được giải quyết.

Bước 2: Lựa chọn hệ thống ERP (ERP System Selection)

Doanh nghiệp cần định nghĩa rõ yêu cầu:

• Essential (Thiết yếu): chức năng cốt lõi, bắt buộc.
• Desirable (Mong muốn): giúp tăng hiệu quả.
• Not an immediate need (Chưa cần ngay): sẽ cần trong tương lai.
• Nice to have (Tiện ích thêm): không bắt buộc nhưng tốt nếu có.

Sau đó, nghiên cứu thị trường, demo các giải pháp, đánh giá theo khả năng mở rộng, tính năng, bảo mật, khả năng tích hợp, và chi phí.
Đọc review từ chuyên gia, tham khảo đối tác tư vấn ERP để đưa ra quyết định phù hợp.

Bước 3: Cài đặt hệ thống (Installation)

Tùy theo phương án triển khai đã chọn ở Bước 1:

• SaaS (Cloud): gần như không cần cài đặt, triển khai rất nhanh.
• Private Cloud / Hybrid: cần thời gian (từ vài ngày đến vài tuần) để lắp đặt hạ tầng và cấu hình phần mềm.

Bước 4: Di chuyển dữ liệu (Data Migration)

• Làm sạch dữ liệu (loại bỏ trùng lặp, sai lệch).
• Chuẩn hóa danh mục: khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, BOM, COA…
• Nhập dữ liệu lịch sử và dữ liệu đang hoạt động.
• Kiểm tra song song trong quá trình test và training để đảm bảo dữ liệu chính xác.

Bước 5: Đào tạo người dùng (Training)

• Đào tạo chuyên sâu cho Subject Matter Experts (SME): thường là IT, tài chính, hoặc quản lý phòng ban – để họ trở thành “người hướng dẫn nội bộ”.
• Đào tạo theo vai trò cho nhân viên: tập trung vào cách họ thực hiện công việc trong ERP.

Bước 6: Kiểm thử và xác nhận (Testing & Validation)

• User Acceptance Test (UAT): xác nhận hệ thống phù hợp với nhu cầu.
• Functional Test: kiểm tra các nghiệp vụ chính.
• Validation: đảm bảo dữ liệu di chuyển từ hệ thống cũ sang đúng và đầy đủ.
• Điều chỉnh hoặc tùy chỉnh thêm nếu cần.

Bước 7: Go-Live (Triển khai chính thức)

Ba phương pháp Go-live phổ biến:

• Big Bang: bật toàn bộ hệ thống mới, dừng hẳn hệ thống cũ.
• Phased: triển khai từng phân hệ, từng phòng ban để giảm rủi ro.
• Parallel: chạy song song hệ thống cũ và mới trong một giai đoạn.

Việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp và khả năng chấp nhận rủi ro của doanh nghiệp.

Bước 8: Cải tiến liên tục (Ongoing Improvements & Feedback)

Triển khai ERP không kết thúc ở Go-live. Đây là bước khởi đầu:

• Thu thập phản hồi từ người dùng.
• Tối ưu quy trình, bổ sung báo cáo, dashboard.
• Lập kế hoạch mở rộng chức năng theo giai đoạn.
• Đảm bảo ERP có thể mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng.

Thời gian & chi phí triển khai ERP

• Doanh nghiệp vừa: 3–6 tháng.
• Doanh nghiệp lớn: 6–12 tháng hoặc hơn.
• Với FastTrack, Acumatica triển khai chỉ trong 90 ngày cho ngành Xây dựng, Phân phối, Bán lẻ. Tìm hiểu chi tiết phương pháp FastTrack.

Chi phí phụ thuộc phạm vi nghiệp vụ, số lượng người dùng, và tích hợp. Nhưng khi triển khai đúng cách, ROI rõ ràng: giảm chi phí vận hành, tăng tốc độ ra quyết định, và nâng cao lợi nhuận.

Những nguyên tắc vàng để triển khai ERP thành công

Nâng cấp phần mềm ERP hiện tại hoặc triển khai một hệ thống ERP mới là một dự án lớn. Tuy nhiên, nếu tuân thủ các nguyên tắc sau, bạn có thể đảm bảo thành công cho dự án.

• Xây dựng một kế hoạch quản lý dự án chi tiết: Quản lý dự án là yếu tố then chốt cho sự thành công của quy trình triển khai ERP. Kế hoạch này giúp bạn theo dõi tiến độ, so sánh với kế hoạch ban đầu và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự án đi đúng hướng.
• Thành lập một đội ngũ dự án vững mạnh: Đội ngũ triển khai đóng vai trò dẫn dắt dự án từ đầu đến cuối. Họ nên là những người trực tiếp sử dụng hệ thống mới và đến từ nhiều phòng ban khác nhau trong công ty. Những người này sẽ có động lực cao nhất để đảm bảo dự án thành công, vì họ hiểu rõ những lợi ích mà hệ thống mới mang lại và mong muốn đạt được kết quả đó càng sớm càng tốt.
• Thiết lập các yêu cầu và chỉ số KPI rõ ràng: Để đánh giá thành công của dự án, bạn cần xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Các KPI này phải rõ ràng, có thể đo lường được và mang lại tác động thực tế.
  • Bạn muốn giảm chi phí vận hành?
  • Tăng năng suất?
  • Giảm mức tồn kho?
  • Khắc phục lỗi sai?
  • Tập trung dữ liệu vào một nguồn duy nhất?
  • Hay đưa ra quyết định nhanh hơn?
  Hãy xác định rõ những mục tiêu này và truyền đạt chúng cho đội ngũ của bạn. Khi đó, cả bạn và họ đều có thể đánh giá thành công dựa trên các số liệu thực tế.
• Tăng cường hợp tác và giao tiếp: Giao tiếp là yếu tố thiết yếu cho bất kỳ dự án triển khai ERP nào. Bạn cần liên tục trao đổi với tất cả các bên liên quan, bao gồm nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và đồng thuận, giúp quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.
• Luôn linh hoạt: Mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo đúng kế hoạch. Do đó, sự linh hoạt là rất quan trọng trong quá trình triển khai. Hãy chuẩn bị tinh thần để điều chỉnh khi cần thiết, giúp dự án luôn đi đúng hướng.
• Lựa chọn hệ thống ERP linh hoạt và có khả năng mở rộng: Điều này đảm bảo rằng hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp khi nó phát triển và thay đổi.
• Giám sát hiệu suất của hệ thống sau triển khai: Sau khi hoàn thành, bạn vẫn cần theo dõi hiệu suất của hệ thống ERP để sớm phát hiện các vấn đề và điều chỉnh cần thiết.

Các rủi ro khi không triển khai giải pháp ERP

Xây dựng một kế hoạch quản lý dự án chi tiết: Quản lý dự án là yếu tố then chốt cho sự thành công của quy trình triển khai ERP. Kế hoạch này giúp bạn theo dõi tiến độ, so sánh với kế hoạch ban đầu và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Thành lập một đội ngũ dự án vững mạnh: Đội ngũ triển khai đóng vai trò dẫn dắt dự án từ đầu đến cuối. Họ nên là những người trực tiếp sử dụng hệ thống mới và đến từ nhiều phòng ban khác nhau trong công ty. Những người này sẽ có động lực cao nhất để đảm bảo dự án thành công, vì họ hiểu rõ những lợi ích mà hệ thống mới mang lại và mong muốn đạt được kết quả đó càng sớm càng tốt.

Thiết lập các yêu cầu và chỉ số KPI rõ ràng: Để đánh giá thành công của dự án, bạn cần xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Các KPI này phải rõ ràng, có thể đo lường được và mang lại tác động thực tế.

• Bạn muốn giảm chi phí vận hành?
• Tăng năng suất?
• Giảm mức tồn kho?
• Khắc phục lỗi sai?
• Tập trung dữ liệu vào một nguồn duy nhất?
• Hay đưa ra quyết định nhanh hơn?

Hãy xác định rõ những mục tiêu này và truyền đạt chúng cho đội ngũ của bạn. Khi đó, cả bạn và họ đều có thể đánh giá thành công dựa trên các số liệu thực tế.

Tăng cường hợp tác và giao tiếp: Giao tiếp là yếu tố thiết yếu cho bất kỳ dự án triển khai ERP nào. Bạn cần liên tục trao đổi với tất cả các bên liên quan, bao gồm nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. Điều này đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và đồng thuận, giúp quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ.

Luôn linh hoạt: Mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo đúng kế hoạch. Do đó, sự linh hoạt là rất quan trọng trong quá trình triển khai. Hãy chuẩn bị tinh thần để điều chỉnh khi cần thiết, giúp dự án luôn đi đúng hướng.

Lựa chọn hệ thống ERP linh hoạt và có khả năng mở rộng: Điều này đảm bảo rằng hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp khi nó phát triển và thay đổi.

Trong nền kinh tế số ngày nay, các doanh nghiệp không sử dụng giải pháp ERP sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro, bao gồm:

• Dữ liệu rời rạc, thiếu kết nối: Các phòng ban không có thông tin đồng nhất, khiến doanh nghiệp không thể hoạt động một cách mạch lạc.
• Giảm năng suất lao động: Nhân viên gặp khó khăn và cảm thấy nản lòng do dữ liệu không đầy đủ và chắp vá.
• Hạn chế khả năng phát triển: Tốn kém chi phí cho việc mua sắm phần cứng, phần mềm riêng lẻ, cản trở sự tăng trưởng và thay đổi của doanh nghiệp.
• Giao diện thiếu linh hoạt: Không thể kết nối nhân viên tại văn phòng, nhân viên hiện trường và nhân viên làm việc từ xa.
• Hoạt động kém hiệu quả và giảm lợi nhuận.
• Các vấn đề về an ninh, tuân thủ và thời gian ngừng hoạt động kéo dài.
• Không thể thích ứng kịp thời với những thay đổi của thị trường.

Tuy nhiên, một hệ thống ERP có thể giải quyết tất cả những lo ngại này. Với ERP, bạn có thể mong đợi:

• Vận hành tinh gọn.
• Chức năng dễ sử dụng.
• Cái nhìn toàn diện, theo thời gian thực về doanh nghiệp, mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.
• Một nền tảng an toàn, dễ dàng thích ứng với nhu cầu thay đổi không ngừng của công ty.

Các câu hỏi thường gặp khi triển khai ERP

• Thời gian triển khai ERP thường mất bao lâu? Hầu hết các dự án triển khai ERP được hoàn thành trong vòng sáu tháng đến một năm, từ giai đoạn lập kế hoạch đến khi hệ thống vận hành đầy đủ. Thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào giải pháp ERP và nhà cung cấp bạn chọn.
• Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu? Chi phí của một giải pháp ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
  • Lựa chọn lưu trữ: On-premise (tự lưu trữ) đòi hỏi đầu tư ban đầu lớn vào phần cứng, giấy phép phần mềm, bảo trì và nhân sự IT; trong khi Cloud (đám mây) không yêu cầu các khoản đầu tư này.
  • Cách tính phí của nhà cung cấp: Theo số lượng người dùng hay theo tài nguyên sử dụng?
  • Các chi phí bổ sung tiềm năng: Chi phí đào tạo, thời gian ngừng hoạt động hoặc mua thêm ứng dụng trong tương lai.
• Doanh nghiệp cần cung cấp loại hình đào tạo và hỗ trợ nào cho nhân viên? Đào tạo và hỗ trợ đầy đủ nên được cung cấp bởi nhà cung cấp hoặc đối tác ERP. Mỗi người dùng hệ thống cần được đào tạo trực tiếp cũng như hỗ trợ trực tuyến sau khi hệ thống đi vào hoạt động. Chi phí đào tạo có thể được bao gồm hoặc không trong hợp đồng ban đầu, vì vậy, đây là một điểm quan trọng cần xem xét kỹ lưỡng trước khi ký hợp đồng.
• Làm thế nào để đo lường lợi tức đầu tư (ROI) của việc triển khai ERP? ROI được tính bằng cách so sánh Tổng Chi phí Sở hữu (TCO) với những lợi ích trực tiếp và gián tiếp bạn mong đợi nhận được trong khoảng thời gian từ 5 đến 10 năm. Một số lợi ích giúp tăng ROI bao gồm: tăng doanh thu, giảm chi phí vận hành, cải thiện hiệu quả sản xuất và dòng tiền tốt hơn. Khi kết hợp chi phí và ROI, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về tác động kinh tế của giải pháp ERP.
• Các yêu cầu bảo trì và hỗ trợ sau triển khai là gì? Thời điểm hệ thống ERP chính thức đi vào hoạt động là một cột mốc quan trọng, nhưng hành trình triển khai ERP chưa kết thúc. Để đảm bảo hệ thống ERP hoạt động tối ưu, cần có sự hỗ trợ liên tục, bao gồm: đánh giá thiết lập hiện tại, có thể bổ sung thêm các tính năng không cần thiết lúc ban đầu và điều chỉnh các quy trình kinh doanh khi hệ thống được sử dụng. Ngoài ra, phần mềm ERP nên được cải tiến và nâng cấp thường xuyên. Nếu bạn chọn giải pháp On-premise, đội ngũ IT của bạn sẽ chịu trách nhiệm nâng cấp và bảo trì. Còn với giải pháp Cloud, nhà cung cấp ERP sẽ đảm nhận việc này.
• Hệ thống ERP cần được nâng cấp hoặc cập nhật bao lâu một lần? Hầu hết các hệ thống ERP có vòng đời từ 5 đến 10 năm, nhưng điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào hệ thống bạn chọn. Nếu bạn chọn một hệ thống được xây dựng trên nền tảng hiện đại, dễ dàng tùy chỉnh, tích hợp liền mạch với các ứng dụng của bên thứ ba và thường xuyên nhận được các cải tiến dựa trên các yêu cầu thay đổi không ngừng của thị trường và phản hồi của khách hàng, bạn có thể hoàn toàn tin tưởng vào hệ thống của mình trong nhiều năm tới.

Kết luận

Triển khai ERP là một quá trình tốn kém và cần nhiều thời gian. Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị tinh thần đối mặt với những thách thức, nhưng hãy nhớ rằng những lợi ích to lớn mà một giải pháp ERP phù hợp mang lại sẽ làm cho mọi nỗ lực trở nên xứng đáng. Đó là: nâng cao hiệu quả, nhân viên hài lòng hơn và khách hàng được phục vụ tốt hơn.

Một giải pháp ERP giúp kết nối doanh nghiệp từ đầu đến cuối, tự động hóa các tác vụ thủ công, hợp nhất toàn bộ thông tin và giúp doanh nghiệp thành công trong nền kinh tế số. Để tận hưởng những lợi ích này, doanh nghiệp cần hoàn thành quy trình triển khai ERP.

Quá trình triển khai ERP bao gồm nhiều giai đoạn, từ lựa chọn phương thức triển khai cho đến khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động. Nhà cung cấp ERP mà bạn chọn sẽ đồng hành cùng bạn qua từng bước và tiếp tục hỗ trợ bạn sau khi quá trình triển khai hoàn tất.

Cuối cùng, bạn và đội ngũ của mình cần nghiên cứu cẩn thận các lựa chọn, đưa ra quyết định sáng suốt và cam kết hoàn toàn với việc triển khai hệ thống ERP. Khi làm được điều đó, bạn sẽ thấy rằng những lợi ích mà việc triển khai ERP mang lại vượt xa mọi thách thức.

Bạn đã sẵn sàng để bứt phá cùng S4 Consulting chưa? Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn về giải pháp ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Đăng ký demo miễn phí Acumatica ngay hôm nay tại s4.com.vn.