Spohn Associates: Loại Bỏ Thất Thoát với Acumatica Construction Edition
Giới thiệu về Spohn Associates
Spohn Associates là một nhà thầu chuyên biệt trong lĩnh vực lắp đặt kiến trúc, chuyên cung cấp và lắp đặt các sản phẩm như lan can kim loại trang trí, tấm ốp tường, mái che, lối đi và các hệ thống kiến trúc đặc thù. Công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ và hiện có khoảng 40 nhân viên toàn thời gian.
Trước đây, Spohn Associates hoạt động chủ yếu với vai trò đại diện sản xuất (manufacturer’s rep), cung cấp sản phẩm cho các công trình xây dựng. Tuy nhiên, theo thời gian, công ty mở rộng sang quản lý dự án và lắp đặt, dần chuyển mình thành một nhà thầu thi công chuyên sâu. Hiện nay, hơn 90% doanh thu của công ty đến từ mảng lắp đặt, với khoảng 350 dự án mỗi năm trên các công trình thương mại lớn, trường học, bệnh viện và các khu đô thị.
Thách thức
Trước khi triển khai Acumatica Construction Edition, Spohn Associates gặp phải nhiều khó khăn trong quản lý vận hành:
- Hệ thống kế toán cũ lỗi thời: Công ty sử dụng Sage Mas 90, sau đó chuyển sang Sage 100. Tuy nhiên, hệ thống này không đáp ứng được nhu cầu mở rộng và thiếu công cụ báo cáo tài chính mạnh mẽ.
- Cơ sở dữ liệu rời rạc, không đồng bộ: Công ty tự xây dựng một cơ sở dữ liệu Access để cải thiện báo cáo tài chính, nhưng sau đó mở rộng với hơn 450 báo cáo và giao diện tùy chỉnh, khiến hệ thống liên tục gặp lỗi và sập.
- Quy trình thủ công tốn nhiều thời gian: Việc xử lý báo cáo tài chính, viết séc và quản lý thanh toán mất nhiều thời gian do phải thực hiện hàng loạt thao tác thủ công. Ví dụ, viết một tấm séc yêu cầu in bốn bản in trước khi viết, và bốn bản in sau khi hoàn tất.
- Thiếu công cụ hỗ trợ di động: Đội ngũ công trường gặp khó khăn khi truy cập dữ liệu từ xa do hệ thống chỉ hỗ trợ kết nối VPN cồng kềnh, không thân thiện với máy tính bảng hoặc điện thoại di động.
Những thách thức này đã khiến Spohn Associates tìm kiếm một giải pháp ERP hiện đại hơn, có khả năng tích hợp chặt chẽ giữa kế toán, quản lý dự án và dữ liệu công trường.
Giải pháp: Acumatica Construction Edition
Sau khi nghiên cứu nhiều lựa chọn, Spohn Associates quyết định triển khai Acumatica Construction Edition.
Hệ thống Acumatica Construction Edition mang lại những lợi ích quan trọng:
- Một nền tảng ERP duy nhất, kết nối toàn bộ hệ thống kinh doanh, giúp giảm thiểu sự chồng chéo giữa các hệ thống cũ.
- Tự động hóa quy trình kế toán và báo cáo tài chính, giảm thiểu thời gian xử lý thủ công.
- Hỗ trợ di động mạnh mẽ, giúp nhân viên công trường truy cập tài liệu, bản vẽ và báo cáo ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng mà không cần kết nối VPN.
- Tích hợp quy trình tuân thủ bảo hiểm nhà thầu phụ, giúp giảm rủi ro pháp lý.
- Mô hình giá linh hoạt theo mức sử dụng, không tính phí theo số lượng người dùng, giúp công ty tiết kiệm chi phí khi mở rộng quy mô.
Quá trình triển khai diễn ra trong vòng ba tháng, nhờ sự kết hợp giữa đội ngũ tư vấn Somerset CPAs và kinh nghiệm kỹ thuật của CFO Sean Barnett.
Kết quả đạt được
Sau khi áp dụng Acumatica Construction Edition, Spohn Associates đã đạt được những cải tiến quan trọng:
✅ Tự động hóa quy trình kế toán, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý hóa đơn và duyệt thanh toán.
✅ Cải thiện tốc độ báo cáo tài chính, cho phép ban lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.
✅ Giảm đáng kể công việc thủ công, đặc biệt là trong quản lý tuân thủ bảo hiểm nhà thầu phụ.
✅ Hỗ trợ tìm kiếm thông minh dựa trên AI, giúp nhân viên nhanh chóng truy xuất dữ liệu quan trọng.
✅ Nâng cao hiệu suất công trường, nhờ khả năng truy cập và cập nhật thông tin dự án ngay từ thiết bị di động.
✅ Chuẩn hóa quy trình quản lý dự án, giúp công ty hoàn thành nhiều dự án hơn mà không cần tăng thêm nhân sự.
Sean Barnett, CFO của Spohn Associates, chia sẻ:
“Acumatica Construction Edition có tất cả những gì chúng tôi cần. Chúng tôi không phải một nhà thầu xây dựng thông thường, vì vậy chúng tôi thích việc có thể tùy chỉnh hệ thống theo cách chúng tôi kinh doanh.”
Với những thành công đã đạt được, Spohn Associates tiếp tục mở rộng khả năng của Acumatica, bao gồm tự động hóa quy trình tài khoản phải thu (AR) và mở quyền truy cập cho nhà thầu phụ, giúp họ báo cáo tiến độ trực tiếp từ công trường.
Tại sao doanh nghiệp xây dựng nên chọn Acumatica?
Acumatica Construction Edition không chỉ là một phần mềm ERP mà còn là giải pháp quản trị toàn diện cho các nhà thầu xây dựng, giúp tối ưu quy trình, cải thiện hiệu suất và giảm chi phí vận hành. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một hệ thống ERP linh hoạt, mạnh mẽ và thân thiện với người dùng, Acumatica là lựa chọn lý tưởng.
👉 Liên hệ ngay S4 Consulting để nhận tư vấn chi tiết về Acumatica Construction Edition!
📩 Email: lac.pham@s4.com.vn
📞 Zalo/Phone: 0932724396 (Lac Pham)
🌐 Website: s4.com.vn
Chuyển đổi số toàn diện với Acumatica Cloud ERP – Construction Edition
