Trước khi đầu tư SAP S/4HANA, CEO cần trả lời 3 câu hỏi này
Tác giả: Phạm Hoàng Lạc – CEO của S4 Consulting
Khi mọi CEO đều nói về SAP
Trong nhiều năm qua, SAP S/4HANA luôn được nhắc đến như nền tảng ERP hàng đầu thế giới – giải pháp mà các tập đoàn đa quốc gia sử dụng để vận hành toàn bộ quy trình tài chính, sản xuất và chuỗi cung ứng.
Tuy nhiên, một điều ít khi được nhắc đến là: không phải doanh nghiệp nào cũng nên chọn SAP S/4HANA.
Việc đầu tư vào SAP S/4HANA không chỉ là thay đổi phần mềm kế toán hay quản trị. Đây là một dự án tái cấu trúc toàn bộ hệ thống vận hành, đòi hỏi sự tham gia sâu của ban lãnh đạo và đội ngũ nội bộ trong suốt nhiều tháng, thậm chí nhiều năm.
Trước khi ký duyệt một dự án ERP có thể kéo dài 24 tháng và tiêu tốn hàng triệu USD, CEO cần tạm dừng lại và trả lời ba câu hỏi sau.
1. Mục tiêu của doanh nghiệp là gì: Triển khai phần mềm hay tái cấu trúc toàn bộ tổ chức?
SAP S/4HANA không phải một phần mềm kế toán đơn thuần. Nó được thiết kế như một nền tảng quản trị tích hợp toàn diện, tác động trực tiếp đến cấu trúc quy trình, mô hình vận hành và cách thức ra quyết định trong doanh nghiệp.
Một dự án SAP thành công thường đi cùng với sự thay đổi sâu sắc về văn hóa làm việc, quy trình và vai trò của từng phòng ban.
Do đó, nếu mục tiêu hiện tại chỉ là:
- Chuẩn hóa dữ liệu tài chính
- Tăng tính chính xác của báo cáo
- Hoặc hợp nhất một vài quy trình vận hành
…thì việc đầu tư vào một hệ thống ERP có quy mô và độ phức tạp như S/4HANA có thể vượt xa nhu cầu thực tế.
Các tổ chức thực sự phù hợp với SAP thường là:
- Tập đoàn đa pháp nhân hoặc hoạt động tại nhiều quốc gia
- Doanh nghiệp có độ phức tạp quy trình cao, với nhu cầu kiểm soát đa tầng
- Các đơn vị đang cần đồng nhất hệ thống quản trị toàn cầu theo chuẩn tập đoàn
Với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng hoặc mở rộng, ưu tiên chính nên là xây dựng nền tảng ERP linh hoạt và có khả năng mở rộng theo lộ trình, thay vì áp dụng ngay một khung giải pháp quá lớn và nặng nề.
Ngừng lãng phí !
Acumatica Cloud ERP: hiện đại hơn – chi phí sở hữu thấp hơn đến 50%.
2. Đội nội bộ của bạn đã sẵn sàng cho một dự án kéo dài 18–24 tháng chưa?
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến các dự án ERP thất bại nằm ở sự “chưa sẵn sàng” của chính tổ chức.
SAP S/4HANA đòi hỏi mức độ tham gia rất cao từ các phòng ban: kế toán, vận hành, mua hàng, sản xuất, nhân sự, và đặc biệt là bộ phận công nghệ thông tin.
Để triển khai thành công, doanh nghiệp cần:
- Một đội dự án nội bộ có khả năng hiểu sâu quy trình và ra quyết định nhanh
- Các nhóm nghiệp vụ sẵn sàng dành toàn thời gian để tham gia phân tích, thử nghiệm, đào tạo
- Một lộ trình thay đổi văn hóa và quản trị được dẫn dắt trực tiếp bởi lãnh đạo cấp cao
Thực tế, nhiều tổ chức chưa từng triển khai ERP trước đây thường đánh giá thấp khối lượng công việc nội bộ. Khi đội tư vấn bắt đầu triển khai, mọi quyết định bị trì hoãn, “đồng hồ chi phí” bắt đầu quay, và tiến độ nhanh chóng bị kéo dài.
Vì vậy, trước khi quyết định đầu tư SAP, hãy đánh giá lại năng lực nội bộ.
Nếu tổ chức chưa từng thực hiện dự án ERP quy mô lớn, nên bắt đầu bằng giai đoạn Implementation Readiness – một bước chuẩn bị chiến lược nhằm xác định rõ quy trình cốt lõi, năng lực nhân sự và mức độ sẵn sàng của toàn doanh nghiệp.
3. Ngân sách bạn dự trù là đầu tư chiến lược – hay chỉ là chi phí công nghệ?
Một dự án SAP S/4HANA không chỉ tốn chi phí bản quyền phần mềm. Phần lớn ngân sách thực tế nằm ở quá trình tư vấn, thiết kế, kiểm thử, đào tạo, tái cấu trúc quy trình và quản trị thay đổi.
Theo thống kê thị trường, chi phí triển khai SAP S/4HANA thường gồm:
- Phí bản quyền và bảo trì phần mềm (license, subscription)
- Phí tư vấn triển khai và cấu hình
- Chi phí dữ liệu, kiểm thử, đào tạo người dùng
- Quản trị thay đổi (change management) và hỗ trợ sau Go-live
Với quy mô trung bình 30–50 người dùng, tổng chi phí triển khai có thể dao động từ 500.000 đến 2 triệu USD, chưa bao gồm chi phí nhân sự nội bộ và vận hành dài hạn.
Thời gian hoàn vốn (ROI) thường từ 30 đến 36 tháng, nếu dự án diễn ra thuận lợi.
Đây là lý do vì sao các CEO ngày nay đang bắt đầu nhìn vào các nền tảng ERP Cloud linh hoạt hơn, có thể triển khai nhanh trong 4–6 tháng và mở rộng theo nhu cầu.
Một ví dụ nổi bật là Acumatica Cloud ERP – nền tảng ERP của Mỹ, được phát triển dành cho doanh nghiệp vừa và lớn đang tăng trưởng, cho phép doanh nghiệp triển khai từng giai đoạn, tối ưu nguồn lực và chi phí mà vẫn đảm bảo tính tích hợp toàn diện.
4. Kết luận: Chọn ERP là chọn chiến lược
Quyết định đầu tư ERP không phải là lựa chọn phần mềm, mà là lựa chọn con đường phát triển doanh nghiệp.
Nếu mục tiêu của bạn là xây dựng một tổ chức chuẩn hóa toàn cầu, SAP S/4HANA có thể là lựa chọn đúng.
Nhưng nếu doanh nghiệp cần một hệ thống nhanh, linh hoạt, dễ mở rộng và tối ưu vốn đầu tư, thì mô hình ERP Cloud hiện đại sẽ mang lại giá trị thực tế hơn trong giai đoạn hiện nay.
Quan trọng hơn, hãy nhớ rằng hệ thống nào cũng chỉ mạnh khi doanh nghiệp thực sự sẵn sàng thay đổi để khai thác nó.
Đừng bắt đầu bằng phần mềm – hãy bắt đầu bằng chiến lược.
Ngừng lãng phí !
Acumatica Cloud ERP: hiện đại hơn – chi phí sở hữu thấp hơn đến 50%.
