Vì sao RFP có thể khiến dự án Oracle NetSuite thất bại?
Tác giả: Phạm Hoàng Lạc – CTO, S4 Consulting
Trong một bài viết nổi tiếng gần đây, chuyên gia ERP toàn cầu Eric Kimberling đã nhận định: “RFPs suck (And How to Fix Them)”. Theo ông, RFP (Request for Proposal) vốn được kỳ vọng mang lại quy trình minh bạch khi lựa chọn phần mềm và đối tác tư vấn, nhưng thực tế thường chỉ tạo ảo giác an toàn, khiến doanh nghiệp bỏ qua những rủi ro then chốt, cùng với một dự án ERP với ngân sách đồ sộ hơn mức cần thiết.
Tại Việt Nam, khi lựa chọn đối tác triển khai Oracle NetSuite, nhiều doanh nghiệp vẫn mặc định rằng phải làm RFP. Nhưng liệu RFP có thực sự cần thiết? Và quan trọng hơn, nên dùng RFP như thế nào để không biến nó thành “con dao hai lưỡi”?
Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến góc nhìn chiến lược hơn, có thể tham khảo thêm bài viết Lời khuyên dành cho doanh nghiệp đang tìm kiếm đối tác triển khai Oracle NetSuite tại Việt Nam.
1. Vì sao doanh nghiệp vẫn ưa chuộng RFP?
RFP vẫn mang lại một số giá trị:
- Thống nhất nội bộ: Các phòng ban được yêu cầu ngồi lại với nhau để xác định nhu cầu cho phần mềm mà họ cần.
- Có hồ sơ giấy trắng mực đen: Ghi lại yêu cầu, cam kết của vendor, giúp doanh nghiệp có tài liệu đối chiếu nghiệm thu và quy trách nhiệm sau này.
- Cảm giác minh bạch: So sánh vendor dựa trên cùng một bộ câu hỏi, một bảng checklist.
- Khung dự toán ban đầu: Cho doanh nghiệp hình dung chi phí và thời gian triển khai.
Chính vì vậy, RFP tạo cảm giác “yên tâm” cho lãnh đạo và bộ phận mua sắm, rằng họ đã làm một quy trình bài bản, công bằng.
Tham khảo Check List chức năng ERP Ngành Xây Dựng
2. Những hạn chế “lợi bất cập hại”
Dưới đây là bức tranh hai mặt của RFP trong lựa chọn đối tác triển khai Oracle NetSuite:
| Khía cạnh | Lợi ích | Hạn chế | Lời khuyên |
|---|---|---|---|
| Thống nhất nội bộ | Buộc các phòng ban ngồi lại, xác định yêu cầu, ưu tiên và tiêu chí lựa chọn. | Các phòng ban có xu hướng liệt kê tất cả yêu cầu (cả trọng tâm lẫn thứ yếu) vì “giấy trắng mực đen”, sợ bị khiển trách nếu bỏ sót. | Tập trung vào các yêu cầu trọng tâm tác động lớn đến vận hành & tài chính; những yêu cầu “nice-to-have” nên ghi chú riêng để xem xét sau. Nội bộ luôn chủ động phân tích chia dự án thành 2-3 giai đoạn, không chờ vendor “mồi” hoặc gợi ý. |
| Hồ sơ tài liệu | Có bằng chứng rõ ràng vendor cam kết gì, làm gì. | Nhiều cam kết chỉ mang tính marketing, khó kiểm chứng khi triển khai. | Đòi hỏi demo thực tế hoặc Proof of Concept cho các cam kết quan trọng. |
| So sánh vendor | Giúp doanh nghiệp có cảm giác minh bạch, công bằng khi lựa chọn. | Checklist tính năng “ảo tưởng”: vendor nào cũng tick “Yes”, khó phân biệt năng lực thực sự. | Kết hợp benchmark độc lập và tham khảo case study thực tế. |
| Ước lượng chi phí/thời gian | Có khung ban đầu để hình dung mức đầu tư. | Thường bỏ sót chi phí dịch vụ để hoàn thành: migration, integration, change management → chi phí thực tế cao hơn nhiều. | Luôn cộng thêm 30–50% dự phòng và tham khảo chuyên gia triển khai độc lập. |
| Quản lý rủi ro | Tạo cảm giác an toàn nhờ quy trình có cấu trúc. | Tạo ảo giác an toàn, dễ bỏ qua yếu tố văn hóa, con người, governance. | Đánh giá cả Change Management và fit văn hóa doanh nghiệp. |
| Tác động đến ngân sách | Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính sớm. | Báo giá phình to vì ôm cả yêu cầu trọng tâm lẫn phi trọng tâm → hợp đồng hoang phí. | Tách rõ “must-have” vs “nice-to-have”, tránh “all-in” không cần thiết. |
Như vậy, RFP không hề vô dụng, nhưng nếu dùng sai cách sẽ dẫn đến những quyết định tốn kém và đầy rủi ro. Đây cũng là lý do S4 Consulting xây dựng phương pháp Fast & Saving, giúp doanh nghiệp tập trung vào yêu cầu cốt lõi và tránh lãng phí nguồn lực cho những hạng mục không cần thiết.
3. Thực tế tại doanh nghiệp Việt Nam
Một trong những nguyên nhân khiến RFP ở Việt Nam thường trở thành gánh nặng thay vì công cụ hữu ích, đó là thiếu vắng một ERP Manager đủ mạnh. Ở nhiều doanh nghiệp:
- Không có nhân sự nào đủ cả hai năng lực: am hiểu hệ thống ERP lẫn nghiệp vụ kinh doanh để phản biện và ưu tiên yêu cầu từ phòng ban.
- Các phòng ban, vì sợ bị quy trách nhiệm, thường chọn cách “ôm đồm” tất cả yêu cầu, đặc biệt là bao cáo. Các hệ thống ERP lớn như NetSuite có rất nhiều báo cáo tương đồng (nhưng không hoàn toàn khớp về format) sẽ bị bỏ qua và thay bằng effort khổng lồ để phát triển các báo cáo na ná theo form khách hàng.
- Kết quả: RFP trở nên dày đặc, nặng tính hình thức, tập trung vào “giấy trắng mực đen” hơn là giải pháp thực sự.
Một ERP Manager giỏi sẽ giúp ban lãnh đạo phân biệt rõ đâu là yêu cầu “must-have” và đâu là “nice-to-have”.
4. Bài học từ thực tiễn triển khai ERP
- Start Small để tránh rủi ro: Thay vì ôm trọn mọi yêu cầu ngay từ đầu, hợp đồng ERP nên được tách thành 2 phụ lục. SOW 1 (Fixed Fee) dành cho việc triển khai chuẩn các chức năng sẵn có của Oracle NetSuite. SOW 2 (Time & Materials) chỉ phát sinh sau khi hoàn tất giai đoạn Discover và Business Matching, khi cả khách hàng lẫn vendor đều đã hiểu rõ phần mềm và đặc thù vận hành. Lúc đó, hai bên mới có thể cùng quyết định: có cần thêm báo cáo tùy chỉnh không, có cần customize không, và phạm vi đến đâu. Cách tiếp cận này giúp kiểm soát chi phí, giảm xung đột và tăng tính minh bạch.
- Đừng biến RFP thành “bách khoa toàn thư”: Khoảng 60% chức năng ERP đều giống nhau giữa các hệ thống. Việc liệt kê lại những tính năng mặc định này trong RFP vừa dài dòng vừa không có giá trị phân biệt. Một RFP hiệu quả nên ngắn gọn, tập trung vào những điểm đặc thù của doanh nghiệp và chỉ đóng vai trò tham khảo. Lý tưởng nhất, RFP nên gói gọn trong 50–100 dòng thay vì hàng trăm trang giấy.
- Kịch bản demo – phần không thể thiếu của RFP: Một RFP chỉ thực sự có giá trị khi đi kèm với kịch bản demo dựa trên dataset của chính doanh nghiệp. Việc yêu cầu vendor trình diễn phần mềm chạy trên dữ liệu thật sẽ cho lãnh đạo cái nhìn rõ ràng: báo cáo có trực quan không, quy trình có khớp thực tế không, và vendor có thực sự hiểu đặc thù vận hành của mình hay không. Demo thực tế giúp biến RFP từ một bộ checklist khô cứng thành công cụ ra quyết định đáng tin cậy.
5. Thông điệp từ S4 Consulting
Tại S4 Consulting, chúng tôi không khuyến khích khách hàng chỉ dựa vào RFP. Với triết lý AI-First và phương pháp Fast & Saving, chúng tôi giúp doanh nghiệp:
- Giảm đến 50% chi phí triển khai Oracle NetSuite.
- Chuẩn hóa quy trình quản trị và kế toán tại Việt Nam.
- Rút ngắn thời gian Go-Live, tăng khả năng thành công dự án.
Bạn có thể tìm hiểu thêm qua bài viết Các gói dịch vụ quan trọng cho dự án ERP khi tìm kiếm đối tác NetSuite tại Việt Nam.
Về tác giả
Phạm Hoàng Lạc hiện là CTO của S4 Consulting. Anh có hơn 16 năm kinh nghiệm dẫn dắt các dự án CNTT và ERP cho các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam trong các lĩnh vực Sản xuất và Thương mại. Với nền tảng chuyên sâu về Oracle NetSuite, anh tập trung vào phương pháp triển khai AI-First và Fast & Saving, giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng hiệu quả và rút ngắn thời gian Go-Live.
