Vì sao doanh nghiệp gia đình khó chuyển giao?
Chuyển giao một doanh nghiệp gia đình khó hơn việc chuyển giao cổ phần hay bổ nhiệm một CEO mới. Phần khó nhất thường nằm ở những thứ không được ghi trên giấy tờ: kinh nghiệm của Founder, cách ra quyết định, quan hệ với khách hàng, cách xử lý vấn đề và những “luật bất thành văn” trong doanh nghiệp.
Nếu những giá trị đó vẫn nằm trong đầu một vài người, thế hệ kế nghiệp có thể nhận được một doanh nghiệp về mặt pháp lý nhưng chưa thực sự nhận được đầy đủ “cơ nghiệp”.
Đây là một bài toán tôi cho rằng ngày càng đáng được các doanh nghiệp gia đình Việt Nam quan tâm.
Cơ nghiệp thực sự là gì?
Khi nói đến “cơ nghiệp”, chúng ta thường nghĩ đến tài sản: nhà máy, đất đai, tiền vốn, cổ phần hay những công ty mà gia đình đã xây dựng. Nhưng nếu chỉ có tài sản thì chưa đủ. Một doanh nghiệp có thể sở hữu một nhà máy rất tốt nhưng không biết vận hành thì nhà máy đó không tạo ra nhiều giá trị. Một công ty có hàng nghìn khách hàng nhưng không có đội ngũ và hệ thống để phục vụ họ thì giá trị cũng sẽ giảm rất nhanh. Theo cách nhìn của tôi, cơ nghiệp của một doanh nghiệp gia đình có ít nhất hai phần. Phần thứ nhất là những gì doanh nghiệp đang sở hữu. Phần thứ hai quan trọng hơn là khả năng tiếp tục tạo ra giá trị. Khả năng đó đến từ con người, quy trình, dữ liệu, quan hệ, văn hóa, năng lực quản trị và cách doanh nghiệp ra quyết định. Vì vậy, chuyển giao cơ nghiệp không đơn giản là chuyển giao tài sản.
Vì sao Founder thường trở thành “hệ điều hành” của doanh nghiệp?
Điều này rất dễ hiểu. rong những năm đầu, Founder thường là người làm gần như mọi việc. Founder bán hàng, làm việc với nhà cung cấp, tuyển người, xử lý vấn đề khách hàng, quyết định đầu tư và trực tiếp theo dõi dòng tiền. Sau 10 hoặc 20 năm, những trải nghiệm đó tạo thành một “kho dữ liệu” rất lớn. Nhưng kho dữ liệu này thường không nằm trong ERP. Nó nằm trong đầu Founder. Founder có thể nhìn một báo cáo và biết ngay một con số “có vấn đề”. Có thể nghe tên một khách hàng và biết nên thu tiền trước hay tiếp tục bán hàng. Có thể nhìn một đơn hàng và biết biên lợi nhuận thực tế không tốt như báo cáo. Những quyết định như vậy rất khó viết hết thành một quyển quy trình. Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp bước sang thế hệ thứ hai. Người kế nhiệm không thể có được 20 năm kinh nghiệm của Founder chỉ bằng việc nhận một chức danh CEO.
Tại sao chuyển giao quyền sở hữu chưa đủ?
Đây là điểm rất dễ nhầm.Quyền sở hữu và quyền điều hành là hai vấn đề khác nhau. Một người có thể sở hữu 60% doanh nghiệp nhưng chưa đủ năng lực điều hành. Ngược lại, một CEO có thể điều hành toàn bộ doanh nghiệp nhưng không sở hữu cổ phần chi phối. Trong doanh nghiệp gia đình, hai vấn đề này thường đan xen với nhau nên quá trình chuyển giao càng phức tạp.
Founder có thể đã trao cổ phần cho con nhưng vẫn là người quyết định giá bán, chọn nhà cung cấp, duyệt đầu tư và xử lý những khách hàng lớn. Trên giấy tờ, thế hệ mới đã tiếp quản. Trong thực tế, Founder vẫn đang điều hành. Đây là lý do tôi cho rằng kế nghiệp phải được nhìn như một quá trình chuyển giao năng lực, chứ không chỉ là chuyển giao quyền sở hữu.
Thế hệ kế nghiệp cần được chuyển giao những gì?
Một người kế nhiệm cần nhiều hơn kiến thức kinh doanh. Họ cần hiểu doanh nghiệp đang kiếm tiền từ đâu, tiền đang nằm ở đâu, khách hàng nào thực sự quan trọng, sản phẩm nào tạo lợi nhuận và những rủi ro nào đang tồn tại. Quan trọng hơn, họ phải có khả năng tự đưa ra những quyết định mà trước đây Founder vẫn đưa ra. Có thể hình dung quá trình này qua 5 lớp:
- Con người – Có thế hệ kế nhiệm và đội ngũ quản lý đủ năng lực.
- Quy trình – Những cách làm quan trọng được chuẩn hóa thành năng lực của tổ chức.
- Dữ liệu – Thông tin kinh doanh được ghi nhận và duy trì, thay vì nằm trong trí nhớ của một cá nhân.
- Governance – Quyền hạn, trách nhiệm và cơ chế kiểm soát được xác định rõ.
- Công nghệ – Hệ thống giúp duy trì quy trình, dữ liệu và cơ chế quản trị trong hoạt động hàng ngày.
Tôi xem đây là một cách tiếp cận thực tế để giảm dần sự phụ thuộc vào Founder.
Làm thế nào biết doanh nghiệp đang phụ thuộc Founder?
Có một câu hỏi rất đơn giản:Nếu Founder không tham gia điều hành trong 90 ngày thì chuyện gì xảy ra? Nếu doanh nghiệp vẫn bán hàng, mua hàng, sản xuất, thu tiền, trả tiền, lập báo cáo và ra quyết định tương đối bình thường, đó là dấu hiệu tốt. Nếu mọi việc bắt đầu chậm lại vì phải “đợi anh/chị Founder quyết”, doanh nghiệp vẫn đang phụ thuộc vào cá nhân.
Trong các dự án ERP, tôi thường đặc biệt chú ý đến những tình huống như vậy. Không phải vì ERP có thể thay thế Founder. ERP không làm được điều đó. Nhưng ERP có thể giúp doanh nghiệp trả lời một câu hỏi quan trọng hơn là những gì trước đây chỉ Founder biết, có thể trở thành thông tin và quy trình của tổ chức hay không?
ERP có liên quan gì đến bài toán kế nghiệp?
ERP thường được nhìn như một dự án công nghệ hoặc một hệ thống tài chính – kế toán. Tôi cho rằng cách nhìn đó chưa đủ. Với doanh nghiệp gia đình, ERP còn có thể là một phần của hạ tầng kế nghiệp. Ví dụ, Founder biết rằng một đơn hàng vượt một mức giá trị nhất định phải được xem xét kỹ. Thay vì Founder phải nhớ và kiểm tra từng đơn hàng, doanh nghiệp có thể đưa quy tắc đó vào workflow.
Founder biết công nợ của một khách hàng nào đó đang có rủi ro. Thay vì thông tin chỉ nằm trong trí nhớ, doanh nghiệp có thể xây dựng dữ liệu và cảnh báo để các cấp quản lý cùng nhìn thấy. Founder biết dòng tiền là chỉ số phải theo dõi hàng ngày. Hệ thống có thể giúp biến việc đó thành một phần của quy trình quản trị. Khi đó, công nghệ không thay thế kinh nghiệm.
Công nghệ giúp kinh nghiệm được chuyển thành năng lực của tổ chức.
Acumatica Cloud ERP. Unlimited User License
Giải pháp thay thế SAP/Oracle – không tính phí theo số lượng người dùng.
Cloud ERP giúp duy trì tính liên tục của thông tin như thế nào?
Đây là một trong những lý do tôi đánh giá Cloud ERP có giá trị đối với doanh nghiệp đang chuẩn bị chuyển giao thế hệ. Khi dữ liệu kinh doanh được duy trì trên một nền tảng tập trung, thông tin không còn phụ thuộc quá nhiều vào việc “ai đang giữ file” hoặc “ai biết việc này”. Lịch sử khách hàng vẫn còn khi CEO thay đổi. Lịch sử giao dịch vẫn còn khi CFO thay đổi. Dữ liệu tài chính và vận hành vẫn còn khi thế hệ thứ hai tiếp quản.
Nếu doanh nghiệp có nhiều công ty thành viên hoặc hoạt động ở nhiều địa điểm, một nền tảng Cloud ERP còn tạo điều kiện để thông tin được duy trì liên tục và quản trị theo cùng một nguyên tắc.Tất nhiên, đưa phần mềm lên cloud tự nó không giải quyết được bài toán kế nghiệp.
Doanh nghiệp vẫn phải chuẩn hóa quy trình, dữ liệu, phân quyền và governance. Nhưng Cloud ERP có thể trở thành hạ tầng để những thứ đó được duy trì liên tục.
Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị kế nghiệp từ đâu?
Tôi không nghĩ doanh nghiệp nên bắt đầu bằng câu hỏi “ai sẽ là CEO tiếp theo?”. Nên bắt đầu bằng một số câu hỏi thực tế hơn:
- Những quyết định nào hiện nay chỉ Founder có thể đưa ra?
- Những thông tin nào chỉ một vài người biết?
- Quy trình nào chưa được chuẩn hóa?
- Báo cáo nào vẫn phải tổng hợp thủ công?
- Dữ liệu đang nằm ở những hệ thống nào?
- Nếu một quản lý chủ chốt nghỉ việc, thông tin có bị mất không?
- Nếu Founder không điều hành hàng ngày, ai có thể tiếp quản từng nhóm quyết định?
Những câu hỏi này giúp doanh nghiệp nhìn thấy khoảng cách giữa một doanh nghiệp đang được điều hành tốt và một doanh nghiệp có khả năng tự vận hành. Hai trạng thái đó không giống nhau.
Kế nghiệp thành công có phải là Founder rời khỏi doanh nghiệp?
Không nhất thiết. Founder hoàn toàn có thể tiếp tục đóng vai trò cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, cố vấn hoặc người định hướng chiến lược.
Điều quan trọng là vai trò phải thay đổi.
Từ:
“Mọi việc phải qua tôi”
sang:
“Tôi thiết kế hệ thống để doanh nghiệp có thể tự vận hành.”
Đó mới là một bước tiến thực sự trong quá trình chuyển giao. Một doanh nghiệp trường tồn không phải là doanh nghiệp không cần Founder. Đó là doanh nghiệp mà giá trị Founder tạo ra có thể tiếp tục tồn tại ngay cả khi Founder không còn trực tiếp điều hành.
Acumatica Cloud ERP. Unlimited User License
Giải pháp thay thế SAP/Oracle – không tính phí theo số lượng người dùng.
FAQ
Chuyển giao doanh nghiệp gia đình có phải chỉ là chuyển cổ phần?
Không. Chuyển giao bền vững còn bao gồm quyền điều hành, tri thức, đội ngũ, quy trình, dữ liệu và năng lực quản trị.
Vì sao doanh nghiệp càng lớn có thể càng phụ thuộc Founder?
Vì cùng với quy mô, số lượng quyết định và tri thức mà Founder tích lũy cũng tăng lên. Nếu những tri thức đó không được chuyển thành năng lực của tổ chức, sự phụ thuộc có thể tăng theo quy mô.
ERP có thể thay thế Founder không?
Không. ERP không thay thế kinh nghiệm, khả năng lãnh đạo hay quan hệ của Founder. ERP giúp hệ thống hóa một phần quy trình, dữ liệu và các nguyên tắc quản trị mà doanh nghiệp đang phụ thuộc vào cá nhân.
Cloud ERP có giúp quá trình kế nghiệp không?
Có thể. Cloud ERP giúp duy trì dữ liệu và quy trình trên một nền tảng liên tục, tạo điều kiện để thế hệ kế nhiệm tiếp nhận thông tin và vận hành doanh nghiệp mà không phải phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của Founder.
Khi nào doanh nghiệp nên chuẩn bị kế nghiệp?
Không nên chờ đến khi Founder chuẩn bị nghỉ. Kế nghiệp là một quá trình dài, trong đó doanh nghiệp cần từng bước xây dựng đội ngũ, quy trình, dữ liệu, governance và hệ thống quản trị.
Về tác giả
Lạc Phạm là CEO của S4 Consulting, đơn vị tư vấn triển khai Acumatica và Oracle NetSuite tại Việt Nam. Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ERP và CNTT, Lạc Phạm tập trung vào các bài toán quản trị doanh nghiệp, quản trị dữ liệu và chuyển đổi hệ thống.
Trong công việc tư vấn ERP, Lạc Phạm quan tâm đặc biệt đến việc giúp doanh nghiệp chuyển từ mô hình phụ thuộc vào cá nhân sang mô hình quản trị dựa trên quy trình, dữ liệu và hệ thống.
Nguồn tham khảo
Bài viết được phát triển từ các nội dung và thảo luận về Business Succession – kế nghiệp doanh nghiệp gia đình đa thế hệ, trong đó có nội dung được chia sẻ tại chương trình “Tiếp nối cơ nghiệp gia đình đa thế hệ”.
Acumatica Cloud ERP. Unlimited User License
Giải pháp thay thế SAP/Oracle – không tính phí theo số lượng người dùng.
