ERP ngành F&B giúp kiểm soát thất thoát thế nào?
Trong ngành F&B, thất thoát nguyên vật liệu là “kẻ thù thầm lặng” làm bào mòn lợi nhuận. Thực tế, chuỗi An Nhiên Cafe sau khi triển khai ERP đã giảm 3% giá vốn hàng bán, biến nhiều cửa hàng từ lỗ thành lãi. Kết quả này đạt được nhờ hệ thống ERP hỗ trợ kiểm kê – đối chiếu tồn kho tự động, phát hiện sai lệch ngay trong ngày, đồng thời rút ngắn hơn 60% thời gian kiểm kê.
Việc ghi chép thủ công hoặc quản lý rời rạc bằng Excel thường dẫn đến sai lệch tồn kho, tăng chi phí do nhân viên mất nhiều thời gian để thực hiện paperwork. Một hệ thống ERP chuyên cho F&B như Acumatica F&B Edition giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình này bằng quy trình kiểm kê thông minh + ứng dụng mobile barcode.
Quy trình kiểm kê và đối chiếu tồn kho tự động
Hệ thống ERP triển khai quy trình kiểm kê hằng ngày, giúp phát hiện thất thoát nguyên liệu theo thời gian thực và giảm đáng kể chi phí nguyên vật liệu:
- Nhập xuất trong ngày 100% qua mobile app
- Tính toán tiêu hao (Backflush) → ERP tự động tính toán lượng nguyên liệu đã hao hụt dựa trên số lượng món bán ra trong ngày (T.Hao – Lý thuyết).
- Phát lệnh kiểm kê cuối ngày → ERP tự động nhắc nhân viên kiểm kê.
- Kiểm kê thực tế → nhân viên nhập số liệu kiểm đếm (Tồn1 – Thực tế) trực tiếp vào hệ thống.
- Đối chiếu tồn kho cuối ngày → hệ thống so sánh Tồn1 (thực tế) và Tồn2 (lý thuyết) để phát hiện chênh lệch.
- Đặt mua bổ sung → ERP tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu, gửi yêu cầu mua hàng cho NCC.
- Giao hàng sáng hôm sau → đảm bảo nguyên liệu quay vòng, đáp ứng kinh doanh không gián đoạn.
Với quy trình này, doanh nghiệp không chỉ ngăn thất thoát mà còn có thể giảm trực tiếp chi phí giá vốn hàng bán, tạo ra tác động rõ rệt đến lợi nhuận.
Báo cáo kiểm kê: phát hiện thất thoát chi tiết
Kết quả kiểm kê được thể hiện rõ ràng qua báo cáo ERP. Ví dụ dưới đây, hệ thống chỉ ra từng mặt hàng thừa/thiếu, quy đổi thành giá trị tiền, từ đó giúp quản lý nhanh chóng ra quyết định.
Trong báo cáo trên, một số nguyên liệu như Cà phê hạt, Sữa đặc bị thiếu hụt rõ rệt, trong khi một số mặt hàng khác lại dư. ERP giúp nhận diện tức thì, thay vì phụ thuộc vào phỏng đoán chủ quan.
Mobile App & Barcode – rút ngắn thời gian kiểm kê
Một trong những yếu tố quan trọng nhất để kiểm kê nhanh chóng và chính xác chính là ứng dụng di động (Mobile App) tích hợp quét barcode:
- Nhân viên chỉ cần quét mã barcode để ghi nhận số liệu kiểm kê thay vì nhập tay.
- Hệ thống hỗ trợ barcode theo đơn vị tính (thùng, lốc, lon…), giúp kiểm kê nhanh gọn, phù hợp đặc thù ngành F&B.
- Dữ liệu kiểm kê đồng bộ ngay lên ERP, loại bỏ sai sót khi nhập liệu lại.
Nhờ mobile app và barcode, chuỗi F&B có thể rút ngắn hơn 60% thời gian kiểm kê và duy trì mức giảm 3% giá vốn ổn định lâu dài.
Kết quả thực tế: Case Study An Nhiên Cafe
Chuỗi An Nhiên Cafe từng gặp vấn đề lớn về gian lận và sai lệch tồn kho. Sau khi áp dụng Acumatica ERP với mobile app + kiểm kê barcode, họ đã:
- Giảm hơn 60% thời gian kiểm kê kho.
- Loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận.
- Giảm 3% giá vốn hàng bán, biến nhiều cửa hàng từ lỗ thành lãi.
Xem chi tiết case study: Acumatica ERP giúp An Nhiên Cafe tăng lợi nhuận & mở rộng
Kết luận
ERP ngành F&B không chỉ là công cụ kế toán, mà là lá chắn ngăn thất thoát lợi nhuận. Với quy trình kiểm kê – đối chiếu tồn kho tự động, báo cáo chi tiết và mobile app barcode, doanh nghiệp F&B có thể kiểm soát nguyên vật liệu chính xác từng gram, từ đó giảm 3% giá vốn hàng bán và gia tăng lợi nhuận bền vững.
Tìm hiểu thêm: Giải pháp toàn diện: Các chức năng ERP cốt lõi cho chuỗi F&B tăng trưởng vượt bậc
FAQ hiển thị trong bài
ERP ngành F&B giúp giảm thất thoát NVL thế nào?
Nhờ kiểm kê – đối chiếu tự động (Tồn thực tế vs. Tồn lý thuyết từ Backflush), phát hiện chênh lệch trong ngày, không phải cuối tháng.
Vì sao cần Mobile App & barcode theo đơn vị tính?
Giúp kiểm kê nhanh và chính xác, khớp thực tế đóng gói (thùng/lốc/lon…), cắt >60% thời gian kiểm kê và giảm lỗi nhập liệu.
Chỉ số thành công điển hình là gì?
Các chuỗi F&B thường ghi nhận ~3% giảm COGS khi vận hành kiểm kê – đối chiếu hằng ngày + mobile barcode.