Đội ngũ nội bộ quan trọng hơn đối tác triển khai Oracle NetSuite
Tác giả: Phạm Hoàng Lạc – CTO, S4 Consulting
Trong nhiều dự án ERP, lãnh đạo thường tin rằng thành bại nằm ở vendor phần mềm hoặc đơn vị triển khai. Họ nghĩ rằng chỉ cần chọn đúng Đối tác Oracle NetSuite tại Việt Nam là chắc chắn thành công. Nhưng thực tế cho thấy, yếu tố quyết định chính lại nằm ở đội ngũ nội bộ. Vendor có thể giỏi đến đâu, nếu doanh nghiệp thiếu một đội ngũ đủ mạnh để làm chủ hệ thống, dự án sẽ khó đạt hiệu quả bền vững.
Ownership hơn là Outsourcing
Điểm khác biệt lớn nhất của Oracle NetSuite so với các phần mềm trong nước như Fast, Bravo hay Misa nằm ở SuiteCloud Platform. Đây là nền tảng tích hợp sẵn các công cụ no-code/low-code, bộ API và SuiteScript, cho phép doanh nghiệp mở rộng, tùy biến và tích hợp với hệ sinh thái khác một cách linh hoạt. Trong khi các hệ thống kế toán/ERP nội địa thường đóng khung tính năng, phụ thuộc nhiều vào vendor để chỉnh sửa, thì NetSuite trao quyền làm chủ cho chính doanh nghiệp: bạn có thể tự phát triển báo cáo, thiết kế workflow, bổ sung tính năng hoặc kết nối với ứng dụng khác mà không cần phụ thuộc. Chính năng lực Platform này mới là giá trị lớn nhất của NetSuite – giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, tiết kiệm chi phí dài hạn và làm chủ hệ thống thực sự.
Project Mindset vs. Operations Mindset
Một sai lầm phổ biến trong các dự án ERP là giao vai trò dẫn dắt dự án cho những người có Operations Mindset – họ quen với việc giữ cho hệ thống vận hành ổn định, ngại thay đổi và ưu tiên “an toàn”. Trong khi đó, triển khai Oracle NetSuite là một dự án chuyển đổi, đòi hỏi Project Mindset: sẵn sàng thử nghiệm, chấp nhận rủi ro có kiểm soát, đưa ra quyết định nhanh, và hướng đến giá trị dài hạn.
“Project Mindset Guys” chính là những người có khả năng nhìn xa, đặt lợi ích chiến lược lên trước, và dám cắt bỏ thói quen cũ để xây dựng cách làm mới. Ngược lại, nếu dự án bị chi phối bởi “Operations Mindset Guys”, quyết định thường chậm trễ, thiên về duy trì status quo, và dễ dẫn đến một hệ thống ERP chỉ sao chép lại quy trình cũ thay vì tạo đột phá.
Đừng quên học cách ứng dụng AI trong vận hành
Ngày nay, AI đã thay đổi cách doanh nghiệp triển khai và làm chủ hệ thống ERP. Các công cụ như ChatGPT, GitHub Copilot hay Notta giúp đội ngũ nội bộ dễ dàng hơn trong việc lập trình, học tập và khai thác Oracle NetSuite. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động viết script, tạo báo cáo, tự động hóa workflow mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào vendor. Một Đối tác Oracle NetSuite tại Việt Nam tốt không chỉ triển khai hệ thống, mà còn phải chuyển giao cách ứng dụng AI cho khách hàng: cách dùng AI để tăng tốc lập trình, kiểm thử, đào tạo và quản trị vận hành. Đây mới là giá trị lâu dài, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất và thực sự làm chủ NetSuite. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Lời khuyên dành cho doanh nghiệp đang tìm kiếm đối tác triển khai Oracle NetSuite tại Việt Nam.
Những vai trò nội bộ (inhouse) không thể thiếu
Một dự án Oracle NetSuite khó có thể thành công nếu thiếu các vai trò dưới đây.
| Vai trò | Mô tả trách nhiệm chính |
|---|---|
| Project Sponsor | Bảo trợ dự án, phê duyệt ngân sách, đưa định hướng chiến lược, giải quyết xung đột. |
| Project Manager (PM) | Đại diện doanh nghiệp điều phối dự án, theo dõi tiến độ, phối hợp vendor, báo cáo Sponsor. |
| Business Process Owners (BPO) | Định nghĩa yêu cầu nghiệp vụ, đưa ra quyết định về quy trình, phê duyệt thiết kế. |
| Key Users | Tham gia workshop, kiểm thử UAT, đào tạo end user, phản hồi về trải nghiệm sử dụng. |
| End Users | Sử dụng hệ thống hằng ngày, tham gia đào tạo, tiếp nhận thay đổi quy trình. |
Tỷ lệ effort tham gia theo giai đoạn triển khai
Mức độ tham gia của từng vai trò nội bộ thay đổi theo từng giai đoạn của dự án ERP.
| Vai trò | Initiation | Discover | Design & Configure | Testing | Post-Go-Live |
|---|---|---|---|---|---|
| Project Sponsor | 20% | 15% | 10% | 10% | 10% |
| Project Manager | 40% | 50% | 60% | 70% | 50% |
| BPO | 30% | 60% | 50% | 40% | 30% |
| Key User | 10% | 40% | 60% | 80% | 50% |
| End User | 0% | 10% | 20% | 50% | 80% |
Nhận xét: PM là vai trò then chốt xuyên suốt toàn bộ dự án. BPO và Key User quan trọng nhất ở giai đoạn Discover và Design. End User tham gia nhiều ở Testing và Post-Go-Live. Sponsor không tham gia nhiều về thời gian nhưng đóng vai trò bảo trợ chiến lược.
Biểu đồ trực quan mức độ tham gia
Biểu đồ dưới đây cho thấy sự phân bổ effort (%) của từng vai trò nội bộ trong từng giai đoạn triển khai Oracle NetSuite:
Thực tế tại doanh nghiệp Việt Nam
Một điểm yếu lớn tại các doanh nghiệp Việt là thiếu ERP Manager đủ mạnh. Kết quả là: phòng ban thường liệt kê tất cả yêu cầu vào RFP để tránh trách nhiệm, đặc biệt ở mảng báo cáo. Trong khi đó, Oracle NetSuite đã có sẵn 60–70% báo cáo đáp ứng nhu cầu. Việc phát triển lại “form quen thuộc” vừa tốn công, vừa tốn tiền. RFP vì thế trở thành tài liệu hình thức hơn là công cụ lựa chọn giải pháp. Một ERP Manager giỏi hoặc một Đối tác Oracle NetSuite tại Việt Nam giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp phân biệt rõ “must-have” và “nice-to-have”, tập trung vào giá trị thực sự thay vì giấy tờ.
Những câu hỏi lãnh đạo cần tự hỏi
- Chúng ta có đang để vendor quyết định thay mình?
- Chúng ta chọn người phù hợp văn hóa hay chỉ chọn hồ sơ đẹp?
- Nhân sự hỗ trợ có toàn tâm cho dự án, hay bị chia sẻ cho nhiều khách hàng khác?
- Chúng ta có đang rơi vào bẫy “kỳ lân”?
- Chúng ta đã có đủ PM, Change Lead và Process Owners nội bộ chưa?
Kết luận
Vendor và consultant mang lại kiến thức kỹ thuật, nhưng đội ngũ nội bộ mới quyết định thành công hay thất bại. Họ sẽ là những người sống cùng hệ thống Oracle NetSuite mỗi ngày, lâu dài sau khi chuyên gia rời đi. Một đội ngũ đủ mạnh, có sự làm chủ và phân bổ vai trò rõ ràng, sẽ biến dự án ERP từ gánh nặng chi phí thành đòn bẩy chiến lược.
