ERP ngành xây dựng là gì? Vì sao Acumatica Construction #1

ERP ngành xây dựng là gì?

ERP ngành xây dựng là hệ thống phần mềm quản trị được thiết kế để kiểm soát toàn bộ vòng đời tài chính của dự án xây dựng, từ lúc lập ngân sách, thi công, phát sinh chi phí cho đến khi quyết toán và đánh giá hiệu quả dự án.

Điểm khác biệt cốt lõi của ERP ngành xây dựng so với các hệ thống ERP đa ngành là: ERP xây dựng không tập trung quản lý doanh nghiệp theo phòng ban, mà quản lý theo dự án – công trình – hạng mục – giai đoạn thi công. Khi đó, mỗi dự án như một công ty con với P/L rõ ràng, minh bạch.

Vì sao ERP ngành xây dựng phải đặt tài chính dự án ở trung tâm?

Trong thực tế triển khai tại Việt Nam, doanh nghiệp xây dựng hiếm khi thiếu dữ liệu. Vấn đề nằm ở chỗ dữ liệu không được cấu trúc xoay quanh tài chính dự án.

• Chi phí nhân công phát sinh tại công trường
• Vật tư, thiết bị luân chuyển liên tục
• Thay đổi thiết kế, phát sinh khối lượng
• Thanh toán theo giai đoạn, không theo đơn hàng

Nếu ERP không lấy Job Costing và P/L dự án làm trung tâm, ban lãnh đạo chỉ nhìn thấy lãi lỗ sau khi dự án đã xong. Điều này vô tình kiềm hãm năng lực quản trị của đội ngũ quản lý khi mù mờ tương lai tài chính của dự án.

Cấu trúc cốt lõi của ERP ngành xây dựng thể hiện qua các phân hệ

Hình minh họa phản ánh kiến trúc đúng của một ERP ngành xây dựng đúng nghĩa, trong đó mỗi phân hệ đều xoay quanh dự án.

Financials & Reporting – Tài chính không tách rời dự án

Phân hệ tài chính trong ERP xây dựng không chỉ để lên báo cáo kế toán.
Nó được thiết kế để tổng hợp và phản ánh tức thời hiệu quả tài chính của từng dự án.

• Lãi – lỗ không chờ đến cuối tháng
• Chi phí được phân bổ trực tiếp vào từng job
• Báo cáo quản trị phục vụ CEO và CFO, không chỉ kế toán

Job Cost Accounting – Trái tim của ERP xây dựng

Đây là phân hệ mà ERP đa ngành thường làm rất yếu.

Job Cost Accounting cho phép doanh nghiệp:

• Theo dõi chi phí theo công trình – hạng mục – cost code
• So sánh ngân sách – thực tế – dự báo
• Nhận diện sớm dự án có nguy cơ vượt chi phí

Trong các dự án triển khai thực tế, đây là nơi tạo ra giá trị lớn nhất cho ban lãnh đạo.

Project Management – Quản lý dự án gắn chặt với tài chính

Quản lý dự án trong ERP xây dựng không chỉ là theo dõi tiến độ.

• Issue, Change Order, phát sinh đều liên kết trực tiếp với chi phí
• Hồ sơ dự án, nhật ký công trường không tách rời kế toán
• Mọi thay đổi đều có tác động tài chính rõ ràng

Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “xong việc rồi mới biết lỗ”.

Xem thêm: Acumatica Construction ERP có những phân hệ nào cho kỹ sư công trường?

Payroll & Labor Tracking – Nhân công là chi phí lớn nhất

Trong xây dựng, nhân công thường chiếm tỷ trọng chi phí rất cao.

ERP ngành xây dựng cần:

• Ghi nhận thời gian làm việc theo dự án
• Phân bổ chi phí nhân công chính xác vào từng job
• Phục vụ cả kế toán lẫn quản lý dự án

Nếu payroll không gắn với job, P/L dự án luôn sai lệch.

Các chỉ số tài chính trọng yếu ngành Xây Dựng mà CFO phải nắm

Inventory & Equipment – Vật tư và thiết bị theo công trình

Khác với sản xuất hay thương mại, vật tư xây dựng không nằm yên trong kho.

ERP xây dựng phải theo dõi:

• Vật tư đi – đến từng công trình
• Thiết bị dùng cho dự án nào, trong thời gian bao lâu
• Chi phí sử dụng được phân bổ chính xác
• Xuất nhập tồn và kiểm kê phải được thực hiện qua mobile app một cách dễ dàng

Service & Field Operations – Dữ liệu sinh ra từ công trường

ERP ngành xây dựng không thể thiếu dữ liệu từ hiện trường.

• Nhật ký công trường
• Công việc phát sinh
• Báo cáo ngày

Khi dữ liệu được nhập trực tiếp từ công trường, tài chính dự án mới phản ánh đúng thực tế.

Vì sao một hệ thống ERP đa ngành (ERP chung) không thể đáp ứng cấu trúc này?

ERP đa ngành thường:

• Quản lý theo phòng ban, không lấy dự án làm trọng tâm
• Xem dự án như “đối tượng phụ”, phòng ban và hàng hóa là đối tượng chính.
• P/L dự án chỉ là báo cáo tổng hợp sau cùng, không có các chức năng dự báo Cost At Completion hay Margin at Completion

Trong khi đó, ERP ngành xây dựng được thiết kế từ đầu để mọi phân hệ đều xoay quanh dự án.

Acumatica Construction Edition khác gì so với ERP thông thường?

Acumatica Construction Edition là phiên bản ERP được thiết kế chuyên biệt cho ngành xây dựng, không phải một module “gắn thêm”.

Khác biệt cốt lõi nằm ở triết lý thiết kế.

• Lấy tài chính dự án làm trung tâm, không phải chỉ kế toán sổ cái như Misa, Fast hay Bravo
• Ghi nhận dữ liệu từ công trường lên hệ thống theo thời gian thực nhờ mobile app tiếng Việt.
• Không tính phí theo user, cho phép toàn bộ công trường cùng sử dụng hệ thống

Điều này giúp dữ liệu phản ánh đúng thực tế vận hành, thay vì “làm đẹp” báo cáo cuối kỳ.

Acumatica giúp doanh nghiệp xây dựng kiểm soát P/L dự án như thế nào?

Với Acumatica Construction Edition, P/L dự án không phải là con số chờ đến cuối tháng.

• Chi phí được ghi nhận theo job – cost code – giai đoạn
• Doanh thu, chi phí, cam kết mua sắm được cập nhật liên tục
• CFO và CEO nhìn thấy xu hướng lãi – lỗ ngay khi dự án đang chạy

Trong các dự án triển khai thực tế, đây là điểm tạo ra khác biệt lớn nhất: doanh nghiệp có thời gian để can thiệp trước khi dự án vượt ngân sách.

Vì sao không tính phí theo user là lợi thế chiến lược trong xây dựng?

Xây dựng là ngành có số lượng người dùng lớn nhưng không cố định.

• Kỹ sư hiện trường
• Quản lý dự án
• Đội thi công
• Nhà thầu phụ

Với mô hình tính phí theo user, doanh nghiệp buộc phải giới hạn người dùng, dẫn đến dữ liệu bị thiếu ngay từ đầu.
Acumatica áp dụng mô hình unlimited user, chi phí dựa trên tài nguyên sử dụng.

Kết quả là:

• Mọi nhân sự đều nhập dữ liệu trực tiếp
• Không cần tổng hợp thủ công
• Dữ liệu tài chính phản ánh đúng thực tế công trường

Acumatica Construction Edition có những phân hệ nào dành riêng cho kỹ sư công trường?

Acumatica không chỉ mạnh ở tài chính, mà còn giải quyết bài toán hiện trường.

• Daily Field Report – nhật ký công trường
• Issue, RFI, Change Order – quản lý phát sinh
• Drawing Log, Submittal – kiểm soát hồ sơ kỹ thuật
• Job Costing – theo dõi chi phí theo từng hạng mục

Điểm quan trọng là dữ liệu công trường và tài chính dùng chung một nền tảng, không cần đồng bộ thủ công.

Acumatica Construction Edition có những phân hệ nào dành riêng cho thầu phụ?

Trong ERP ngành xây dựng, thầu phụ là nguồn phát sinh chi phí lớn nhất nhưng cũng khó kiểm soát nhất. Nếu thầu phụ làm việc ngoài hệ thống, dữ liệu luôn đến chậm, thiếu nhất quán và dễ gây tranh chấp khi nghiệm thu – thanh toán.

Acumatica Construction Edition giải quyết vấn đề này bằng cách đưa thầu phụ vào cùng một nền tảng dữ liệu, với các phân hệ được thiết kế riêng cho vai trò của họ.

Subcontractor Portal – Cổng làm việc riêng cho thầu phụ

Thầu phụ có thể đăng nhập vào portal để:

• Xem phạm vi công việc, hợp đồng và tiến độ được giao
• Gửi hồ sơ, chứng từ và cập nhật tình trạng thực hiện
• Theo dõi trạng thái nghiệm thu và thanh toán

Điểm quan trọng là thầu phụ không cần dùng email, file rời hay báo cáo thủ công, mọi dữ liệu đi thẳng vào hệ thống ERP.

Subcontract Management – Quản lý hợp đồng thầu phụ theo dự án

ERP xây dựng không quản lý thầu phụ như một “nhà cung cấp thông thường”.

• Mỗi hợp đồng thầu phụ được gắn với dự án, hạng mục và cost code
• Theo dõi khối lượng thực hiện so với hợp đồng
• Kiểm soát chi phí thầu phụ xuyên suốt vòng đời dự án

Nhờ đó, chi phí thầu phụ không bị dồn lại cuối kỳ mới phát hiện sai lệch.

Progress Claim & Billing – Nghiệm thu và thanh toán minh bạch

Acumatica cho phép:

• Thầu phụ gửi hồ sơ nghiệm thu theo giai đoạn
• Theo dõi trạng thái duyệt – chưa duyệt
• Liên kết trực tiếp với chi phí dự án và dòng tiền

Quy trình này giúp giảm tranh chấp, đồng thời rút ngắn thời gian đóng sổ.

Change Orders – Kiểm soát phát sinh với thầu phụ

Phát sinh từ thầu phụ nếu không ghi nhận kịp thời sẽ gây đội chi phí lớn.

• Ghi nhận change order ngay khi phát sinh
• Theo dõi phê duyệt và giá trị thay đổi
• Tự động phản ánh vào ngân sách và P/L dự án

Nhờ vậy, ban quản lý nhìn thấy tác động tài chính của phát sinh khi dự án đang chạy, không phải lúc quyết toán.

Compliance & Documentation – Quản lý hồ sơ và tuân thủ

ERP ngành xây dựng không chỉ quản lý chi phí, mà còn quản lý rủi ro.

• Lưu trữ giấy phép, bảo hiểm, chứng chỉ của thầu phụ
• Theo dõi hiệu lực hồ sơ
• Cảnh báo khi sắp hết hạn

Điều này đặc biệt quan trọng với các dự án lớn, nhiều thầu phụ cùng tham gia.

Vì sao phân hệ dành cho thầu phụ là khác biệt lớn của ERP ngành xây dựng?

Trong ERP đa ngành, thầu phụ thường chỉ được xem như nhà cung cấp.
Trong ERP ngành xây dựng, thầu phụ là một phần của chuỗi vận hành dự án.

Acumatica Construction Edition giúp:

• Chuẩn hóa cách thầu phụ làm việc với nhà thầu chính
• Giảm độ trễ và sai lệch dữ liệu
• Đưa toàn bộ chi phí thầu phụ vào P/L dự án theo thời gian thực

Đây là một trong những lý do khiến ERP ngành xây dựng không thể thay thế bằng ERP đa ngành hoặc phần mềm quản lý thi công đơn lẻ.

Vì sao Gartner và G2 đánh giá Acumatica cao trong ngành xây dựng?

Theo Gartner Peer Insights, Acumatica đạt 4.4/5, cao hơn nhiều giải pháp ERP lớn khác như SAP S/4HANA hay Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Acumatica Construction Edition cũng nhận các giải thưởng như:

• Best Construction Relationship – G2 (2024)
• Top Construction Technology Solution 2024

Đây là các đánh giá từ người dùng thực tế, không phải quảng cáo từ nhà cung cấp.

Doanh nghiệp xây dựng quy mô nào nên dùng Acumatica?

Acumatica Construction Edition phù hợp nhất với:

• Doanh nghiệp xây dựng quy mô trung và lớn
• Quản lý nhiều dự án song song
• Cần kiểm soát chi phí, dòng tiền và lợi nhuận theo từng dự án
• Có đội ngũ công trường đông, phân tán

Trong thực tế tại Việt Nam, nhóm doanh nghiệp từ 100 đến 1.000 nhân sự hưởng lợi rõ rệt nhất.

Vai trò của đối tác triển khai trong dự án ERP xây dựng

ERP xây dựng không thất bại vì phần mềm, mà vì cách triển khai không bám thực tế.

Một đối tác triển khai cần:

• Hiểu tài chính dự án xây dựng
• Hiểu cách vận hành công trường
• Biết cách cấu hình hệ thống theo thực tế doanh nghiệp Việt Nam

S4 Consulting là đối tác Gold Partner của Acumatica tại Việt Nam, với kinh nghiệm triển khai ERP cho các doanh nghiệp dự án, trong đó xây dựng là một trọng tâm.

Kết luận

ERP ngành xây dựng không phải là ERP đa ngành “tùy chỉnh thêm”.
Đó phải là hệ thống được thiết kế ngay từ đầu cho tài chính dự án và công trường.

Acumatica Construction Edition đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó, và đã được kiểm chứng qua đánh giá độc lập lẫn các dự án triển khai thực tế.
Với doanh nghiệp xây dựng quy mô trung và lớn, đây là lựa chọn ERP mang tính chiến lược dài hạn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Acumatica Construction Edition có phù hợp với doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam không?

Có. Hệ thống linh hoạt, không tính phí theo user và phù hợp với mô hình quản lý dự án phổ biến tại Việt Nam.

Tìm hiểu thêm về Acumatica Construction Edition

Acumatica khác gì phần mềm quản lý thi công?

Phần mềm thi công tập trung tác nghiệp. Acumatica là ERP kiểm soát tài chính dự án từ gốc, kết nối trực tiếp với công trường.

Chi phí Acumatica có cao hơn ERP khác không?

Chi phí tổng thể thường thấp hơn trong dài hạn do không tính phí theo user và giảm mạnh chi phí thủ công.

Bao lâu có thể kiểm soát được P/L dự án sau khi triển khai?

Trong các dự án triển khai thực tế, doanh nghiệp bắt đầu thấy P/L theo thời gian thực ngay sau khi hệ thống vận hành ổn định giai đoạn đầu.

Về tác giả

Lạc Phạm là CEO của S4 Consulting, với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT và ERP cho doanh nghiệp dự án tại Việt Nam.
Trước đây anh từng phụ trách CNTT cho Indochine Engineering Vietnam – đơn vị tư vấn thiết kế MEP hàng đầu Việt Nam, thiết kế MEP nhiều dự án quy mô lớn và phức tạp như Vinhomes, Masteri, RMIT, InterContinental, nhà máy Lego…

Kinh nghiệm làm việc trực tiếp trong môi trường tư vấn thiết kế – thi công – quản lý dự án giúp tác giả hiểu rõ vì sao các doanh nghiệp xây dựng thường gặp khó khăn khi áp dụng ERP đa ngành, và vì sao ERP ngành xây dựng phải được thiết kế xoay quanh tài chính dự án và dữ liệu công trường. Các nội dung trong bài viết được đúc kết từ kinh nghiệm triển khai thực tế, không phải lý thuyết tổng hợp.