Acumatica Construction ERP giúp CFO kiểm soát P/L dự án realtime như thế nào?

Tác giả: Lạc Phạm | CEO & Acumatica Construction Certified Consultant

1. P/L dự án realtime là gì và vì sao CFO ngành xây dựng cần?

P/L dự án realtime là khả năng nhìn thấy lãi – lỗ thực tế của từng công trình tại thời điểm hiện tại, không cần chờ đóng kỳ hay dự án hoàn thành.

Với doanh nghiệp xây dựng quy mô trung và lớn tại Việt Nam, CFO không chỉ cần biết dự án đã lãi hay lỗ, mà cần biết nếu tiếp tục vận hành như hiện tại thì khi kết thúc dự án sẽ lãi hay lỗ bao nhiêu. Đây là khác biệt cốt lõi giữa báo cáo kế toán và công cụ điều hành.

Xem thêm: ERP ngành xây dựng là gì? Vì sao Acumatica Construction #1

2. Vì sao CFO không kiểm soát được P/L dự án nếu chỉ dùng phần mềm kế toán hoặc phần mềm thi công?

Vì các hệ thống này không được thiết kế xoay quanh tài chính dự án.

Trong thực tế vận hành:

• Chi phí công trường được ghi nhận chậm
• Chấm công, vật tư, thầu phụ không gắn chặt với cost code
• Doanh thu chỉ xuất hiện sau khi kế toán xử lý cuối kỳ

Kết quả là CFO chỉ thấy P/L khi:

• Chi phí đã vượt
• Dự án đã đi quá xa
• Không còn nhiều dư địa để điều chỉnh

3. Acumatica Construction ERP cho CFO thấy P/L dự án realtime bằng cách nào?

Acumatica Construction ERP được thiết kế theo logic project-based accounting, trong đó mọi giao dịch vận hành đều đi thẳng vào P/L của từng dự án.

Thay vì chỉ nhìn một con số lãi – lỗ cuối kỳ, CFO theo dõi được tập hợp các chỉ tiêu tài chính dự án phản ánh cả hiện tại và tương lai.

Nhóm 1 – Chỉ tiêu phản ánh P/L dự án tại thời điểm hiện tại

4. Actual Cost to Date là gì và vì sao CFO phải nhìn chỉ tiêu này mỗi ngày?

Actual Cost to Date là tổng chi phí đã thực sự phát sinh của dự án đến thời điểm hiện tại, không phải chi phí dự toán hay chi phí ước tính.

Với CFO ngành xây dựng, đây là nền móng của mọi chỉ tiêu P/L. Nếu actual cost sai hoặc lên chậm, mọi phân tích lợi nhuận phía sau đều mất giá trị.

Cách Acumatica Construction ERP tính toán

Acumatica Construction ERP không cho nhập chi phí trực tiếp vào P/L dự án.
Actual cost chỉ hình thành khi có giao dịch vận hành thật, bao gồm:

• Time Card – chi phí nhân công
• AP Bill – chi phí thầu phụ, vật tư, dịch vụ
• Inventory Issue – vật tư xuất công trường
• Equipment Usage – chi phí thiết bị

Mỗi giao dịch bắt buộc gắn với Project – Task – Cost Code – Cost Type, nên chi phí không thể “đánh tay” hay điều chỉnh cảm tính.

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

Trong các dự án triển khai thực tế, S4 thấy rằng:

• Sai số actual cost hiếm khi do hệ thống
• Chủ yếu do:
  • Công trường nhập liệu trễ
  • Không bắt buộc chọn cost code, do đó chi phí ghi nhận không đúng
  • Dồn dữ liệu cuối tháng

Cách làm đúng là thiết lập rule ngay từ đầu: giao dịch thiếu project hoặc cost code thì không được post.

5. Actual Revenue to Date phản ánh doanh thu dự án chính xác đến đâu?

Actual Revenue to Date là doanh thu đã được ghi nhận kế toán của dự án tại thời điểm hiện tại, không phải doanh thu dự kiến hay giá trị hợp đồng.

Chỉ tiêu này trả lời câu hỏi rất thực tế của CFO:

“Tính đến hôm nay, dự án này đã được phép ghi nhận bao nhiêu doanh thu?”

Cách Acumatica Construction ERP tính toán

Acumatica Construction ERP không tự sinh doanh thu theo tiến độ thi công.
Doanh thu chỉ xuất hiện khi:

• Chạy billing (progress billing hoặc milestone billing)
• Invoice được tạo và post

Revenue luôn gắn với:

• Project
• Revenue Task
• Revenue Account Group
• Khoản doanh thu bị giữ lại dành cho bảo hành sau này (theo hợp đồng)

Nhờ đó, doanh thu phản ánh đúng logic hợp đồng và nghiệm thu, không bị “kéo” theo cảm tính vận hành.

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

Vấn đề phổ biến S4 gặp không nằm ở phần mềm, mà ở:

• PM nghĩ “làm xong công việc là có doanh thu”
• Kế toán nghĩ “chưa invoice thì chưa được ghi”

S4 tư vấn khách hàng xử lý bằng cách:

• Chốt rõ phương pháp billing ngay từ đầu dự án
• Mapping tiến độ thi công với logic billing trong Acumatica
• Thiết lập lịch chạy billing cố định theo tuần hoặc theo giai đoạn
• Thiết lập đúng quy tắc Doanh thu bị giữ lại (Retained)
• Thiết lập đúng để quản lý được doanh thu dự kiến từ các Yêu cầu phát sinh tiềm năng.

6. Gross Profit to Date cho CFO biết điều gì tại thời điểm hiện tại?

Gross Profit to Date là lợi nhuận gộp lũy kế của dự án tại thời điểm xem báo cáo.

Đây là câu trả lời ngắn gọn cho câu hỏi:

“Tính đến hôm nay, dự án này đang lãi hay lỗ?”

Cách Acumatica Construction ERP tính toán

Gross Profit to Date được tính trực tiếp từ dữ liệu sống:

• Gross Profit = Actual Revenue to Date – Actual Cost to Date

Không có bước tổng hợp trung gian, không cần Excel, không phụ thuộc vào đóng kỳ.

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

S4 luôn nhấn mạnh với CFO:

• Gross profit hiện tại không phải kết luận cuối cùng và cần tỉnh táo khi nhận định
• Nhưng là đèn báo sớm cực kỳ quan trọng

Nếu gross profit bắt đầu xấu đi từ sớm, CFO còn đủ thời gian để:

• Điều chỉnh nhân công
• Đàm phán change order
• Siết lại chi phí thầu phụ

7. Margin to Date (%) có đủ tin cậy để CFO ra quyết định không?

Margin to Date (%) là biên lợi nhuận hiện tại của dự án, tính trên doanh thu đã ghi nhận, không phải biên lợi nhuận dự kiến.

Chỉ tiêu này cho CFO biết:

“Với những gì đã ghi nhận đến hôm nay, hiệu quả dự án đang ở mức nào?”

Cách Acumatica Construction ERP tính toán

• Margin to Date = Gross Profit to Date / Actual Revenue to Date

Biên lợi nhuận này tự động cập nhật mỗi khi có chi phí hoặc doanh thu mới phát sinh.

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

S4 không khuyến nghị CFO dùng margin to date để:

• Báo cáo thành tích
• So sánh giữa các dự án đã hoàn thành

Thay vào đó, margin to date nên được dùng để:

• Phát hiện xu hướng giảm lợi nhuận
• Đặt câu hỏi đúng cho PM và chỉ huy trưởng
• Quyết định can thiệp sớm, khi dự án còn dư địa điều chỉnh
• Nên thiết lập %GM MIN để quản trị rủi ro. Ví dụ: quy định tại bất kỳ thời điểm nào trong dự án, %GM không dưới 10%. Việc này chi phối cách PM cân đối giữa chi phí và doanh thu để giảm thiểu rui ro tiềm ẩn nếu dự án gãy đổ.

Kết luận: Vì sao đây là “P/L hiện tại” đúng nghĩa?

Bốn chỉ tiêu trong Nhóm 1:

• Actual Cost to Date
• Actual Revenue to Date
• Gross Profit to Date
• Margin to Date (%)

cho CFO bức tranh P/L dự án tại thời điểm hiện tại, không cần chờ:

• Đóng kỳ
• Tổng hợp Excel
• Phân bổ thủ công

Điều này chỉ khả thi khi ERP được thiết kế xoay quanh dự án và giao dịch vận hành, đúng với cách Acumatica Construction ERP được xây dựng.

Nhóm 2 – Chỉ tiêu về tiến độ và nền tảng ghi nhận doanh thu

8. Project Completion (%) là gì và vì sao đây là chỉ tiêu “nền móng” của P/L dự án?

Project Completion (%) là tỷ lệ hoàn thành dự án tại thời điểm hiện tại, phản ánh mức độ công việc đã thực hiện so với tổng phạm vi dự án.

Với CFO ngành xây dựng, đây không chỉ là chỉ tiêu tiến độ, mà là nền tảng để P/L dự án có ý nghĩa.
Nếu không biết dự án đã hoàn thành bao nhiêu %, mọi con số doanh thu và lợi nhuận đều có nguy cơ bị lệch.

Project Completion ảnh hưởng trực tiếp đến P/L dự án như thế nào?

Project Completion trả lời câu hỏi mà CFO luôn cần:

“Với mức độ hoàn thành hiện tại, doanh thu ghi nhận như vậy đã hợp lý chưa?”

Nếu:

• Tiến độ thấp nhưng doanh thu ghi nhận cao → rủi ro overbilling
• Tiến độ cao nhưng doanh thu ghi nhận thấp → rủi ro underbilling

Do đó, Project Completion là điểm giao nhau giữa vận hành – tài chính – dòng tiền.

Cách Acumatica Construction ERP xác định Project Completion (%)

Acumatica Construction ERP không áp đặt một cách tính duy nhất cho Project Completion.
Tỷ lệ hoàn thành được xác định dựa trên logic mà doanh nghiệp lựa chọn và chuẩn hóa, phổ biến nhất gồm:

• Theo % hoàn thành công việc (manual update bởi PM/Chỉ huy trưởng)
• Theo chi phí phát sinh so với ngân sách
• Theo khối lượng nghiệm thu / milestone

Điểm quan trọng là:
Project Completion không phải số kế toán, mà là dữ liệu vận hành được kiểm soát trong hệ thống ERP.

Vì sao Project Completion trong Acumatica không bị “lệch pha” với thực tế?

Acumatica Construction ERP gắn Project Completion với:

• Project
• Task
• Revenue recognition logic
• Billing process

Điều này tạo ra mối liên kết chặt chẽ:

• Tiến độ → Doanh thu được phép ghi nhận
• Doanh thu → P/L dự án
• P/L → Dòng tiền (over/underbilling)

Nhờ đó, Project Completion không tồn tại độc lập, mà luôn tác động trực tiếp đến các chỉ tiêu tài chính.

Kinh nghiệm từ S4 Consulting: vì sao nhiều doanh nghiệp “sai từ chỉ tiêu này”?

Trong các dự án triển khai thực tế, S4 Consulting thường gặp các tình huống sau:

• PM cập nhật tiến độ theo cảm tính
• Tiến độ để ngoài Excel, không đưa vào ERP
• Tiến độ vận hành và tiến độ dùng cho tài chính là hai con số khác nhau

Hệ quả là:

• P/L nhìn “hợp lý”
• Nhưng dòng tiền lệch
• CFO không tin số

Cách S4 Consulting tổ chức Project Completion để CFO dùng được

S4 luôn áp dụng 3 nguyên tắc:

1. Chỉ có một con số Project Completion duy nhất trong hệ thống
   Không tồn tại song song Excel và ERP.
2. Ai chịu trách nhiệm cập nhật thì phải rõ ràng
   Thường là:
   • Chỉ huy trưởng
   • PM dự án
     Kế toán không tự “suy diễn” tiến độ.
3. Project Completion phải gắn với hệ quả tài chính
   Khi tiến độ thay đổi:
   • Doanh thu được phép ghi nhận thay đổi
   • Overbilling / Underbilling thay đổi
   • CFO thấy tác động ngay trên dashboard

Project Completion giúp CFO kiểm soát điều gì trong ngày?

Khi Project Completion được cập nhật đúng và kịp thời, CFO có thể:

• Đánh giá nhanh doanh thu ghi nhận đã hợp lý chưa
• Phát hiện sớm rủi ro dòng tiền
• Hiểu vì sao:
  • Margin đang tốt nhưng tiền về chậm
  • Hoặc tiền về tốt nhưng rủi ro tài chính phía sau

Đây là lý do Project Completion luôn được đặt giữa Nhóm 1 (P/L hiện tại) và Nhóm 3 (ngân sách & chi phí tương lai).

Nhóm 3 – Chỉ tiêu kiểm soát ngân sách và chi phí tương lai

9. Budgeted Cost là gì và vì sao CFO không thể bỏ qua chỉ tiêu này?

Budgeted Cost là ngân sách chi phí đã được phê duyệt cho dự án, được xem là “cam kết tài chính ban đầu” giữa ban lãnh đạo và đội dự án.

Với CFO, budget không phải để so sánh cho đẹp báo cáo, mà để trả lời câu hỏi:

“Dự án này được phép tiêu bao nhiêu để vẫn đạt biên lợi nhuận mục tiêu?”

Cách Acumatica Construction ERP tổ chức Budgeted Cost

Acumatica Construction ERP yêu cầu budget được thiết lập theo:

• Project
• Task
• Cost Code
• Cost Type

Ngân sách:

• Có thể điều chỉnh qua Change Order
• Luôn giữ lịch sử, không bị ghi đè
• Trở thành “mốc so sánh sống” cho actual và committed cost

Nhờ đó, budget không nằm chết trong file Excel, mà tham gia trực tiếp vào mọi phân tích P/L.

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

Sai lầm phổ biến nhất mà S4 gặp là:

• Budget quá chi tiết, vượt khả năng kiểm soát input
• Hoặc budget quá tổng, không dùng để ra quyết định

S4 thường thiết kế budget ở mức:

• Đủ chi tiết để CFO nhìn ra vấn đề
• Nhưng đủ gọn để đội vận hành tuân thủ được hàng ngày

10. Actual Cost vs Budgeted Cost giúp CFO phát hiện vượt ngân sách sớm như thế nào?

So sánh Actual Cost vs Budgeted Cost cho CFO biết xu hướng vượt ngân sách đang hình thành ở đâu, chứ không phải chỉ biết “đã vượt bao nhiêu”.

Câu hỏi CFO cần trả lời là:

“Nếu tiếp tục chi như hiện tại, dự án sẽ đi về đâu?”

Cách Acumatica Construction ERP tính toán

Actual cost tự động đối chiếu với budget:

• Theo đúng Project – Task – Cost Code
• Cập nhật realtime khi có giao dịch mới

Không cần chờ đóng kỳ, không cần phân bổ thủ công.

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

Trong triển khai thực tế, S4 luôn khuyến nghị CFO:

• Không chỉ nhìn con số vượt
• Mà nhìn tốc độ vượt

Nếu:

• Mới hoàn thành 40% dự án
• Nhưng đã dùng 70% ngân sách

→ Đây là cảnh báo sớm, không phải số liệu kế toán.

11. Committed Cost giúp CFO nhìn thấy “chi phí sẽ xảy ra” như thế nào?

Committed Cost (Open Commitments) là chi phí đã cam kết nhưng chưa phát sinh, như:

• Purchase Order đã phát hành
• Subcontract đã ký

Đây là chỉ tiêu mà báo cáo P/L truyền thống không cho CFO thấy, nhưng lại quyết định dự án có lỗ hay không.

Cách Acumatica Construction ERP ghi nhận Committed Cost

Khi:

• PO hoặc Subcontract được approve

Hệ thống sẽ:

• Ghi nhận committed cost
• Nhưng chưa ghi actual cost cho đến khi có bill

Nhờ đó, CFO nhìn thấy nghĩa vụ chi phí trong tương lai, không chỉ chi phí đã xảy ra.

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

Rất nhiều doanh nghiệp:

• Ký hợp đồng ngoài ERP
• Theo dõi cam kết bằng Excel

Hệ quả là:

• P/L nhìn còn “xanh”
• Nhưng thực tế dự án đã âm

S4 luôn yêu cầu: mọi cam kết chi phí phải đi qua Acumatica Construction ERP, không có ngoại lệ.

12. Remaining Budget cho CFO biết điều gì về “dư địa an toàn” của dự án?

Remaining Budget là phần ngân sách còn lại sau khi trừ actual cost và committed cost.

Chỉ tiêu này giúp CFO trả lời:

“Từ giờ đến lúc xong, tôi còn bao nhiêu dư địa để xoay xở?”

Cách Acumatica Construction ERP hình thành Remaining Budget

Remaining Budget = Budgeted Cost – (Actual Cost + Committed Cost)

Con số này thay đổi realtime mỗi khi:

• Phát sinh chi phí mới
• Phát sinh cam kết mới

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

S4 thường khuyến nghị CFO:

• Không xem remaining budget như “số dư tài khoản”
• Mà xem như vùng đệm rủi ro

Nếu remaining budget mỏng dần khi dự án còn ở giai đoạn đầu, đó là dấu hiệu cần can thiệp ngay.

13. Cost-to-Complete (CTC) giúp CFO dự báo tương lai dự án ra sao?

Cost-to-Complete (CTC) là chi phí ước tính còn lại để hoàn thành dự án.

Đây là câu hỏi quan trọng nhất của CFO:

“Từ bây giờ đến khi kết thúc, tổng chi phí thực sự sẽ là bao nhiêu?”

Cách Acumatica Construction ERP giúp CFO suy ra CTC

Acumatica Construction ERP không hiển thị CTC như một con số “đoán trước”.
CFO suy ra CTC từ:

• Budgeted Cost
• Actual Cost
• Committed Cost

Công thức thực tế:

CTC = Budgeted Cost – (Actual Cost + Committed Cost)

Kinh nghiệm từ S4 Consulting

CTC chỉ có giá trị khi:

• Không tồn tại chi phí ngoài hệ thống
• Không có PO hay subcontract “ngoài sổ”
• Acumatica Construction ERP là nguồn dữ liệu duy nhất

Nếu doanh nghiệp vẫn vận hành song song Excel, CTC sẽ trở thành con số hình thức.

Kết luận – Khi nào CFO ngành xây dựng thực sự kiểm soát được P/L dự án?

CFO ngành xây dựng chỉ thực sự kiểm soát được P/L dự án khi nhìn thấy đồng thời ba lớp thông tin: P/L hiện tại, chi phí tương lai và tác động đến dòng tiền. Nếu chỉ xem báo cáo lãi – lỗ cuối kỳ, CFO đang nhìn vào quá khứ chứ không điều hành hiện tại.

Acumatica Construction ERP tạo ra P/L dự án realtime đúng nghĩa vì hệ thống được thiết kế xoay quanh dự án, nơi mọi giao dịch vận hành – từ công trường đến kế toán – đều đi thẳng vào các chỉ tiêu tài chính mà CFO sử dụng để ra quyết định. P/L không còn là kết quả tổng hợp sau cùng, mà là trạng thái tài chính đang diễn ra của từng công trình.

Quan trọng hơn, P/L realtime chỉ có giá trị khi đi kèm kỷ luật vận hành. Khi doanh nghiệp chuẩn hóa cost code, bắt buộc ghi nhận tại nguồn, kiểm soát committed cost và không để dữ liệu chạy ngoài hệ thống, CFO có thể phát hiện rủi ro sớm, can thiệp kịp thời và bảo vệ biên lợi nhuận trước khi dự án kết thúc.

Trong bối cảnh biên lợi nhuận xây dựng ngày càng mỏng, khả năng nhìn thấy P/L dự án theo thời gian thực không còn là lợi thế cạnh tranh, mà là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại và mở rộng bền vững.

FAQ – Câu hỏi CFO ngành xây dựng thường hỏi về P/L dự án realtime

P/L dự án realtime có làm tăng rủi ro sai số không?

Không. Ngược lại, P/L realtime giúp giảm sai số vì dữ liệu được ghi nhận trực tiếp tại nguồn từ công trường, mua sắm và billing, thay vì tổng hợp thủ công cuối kỳ. Sai số thường đến từ quy trình vận hành, không phải từ việc xem số liệu theo thời gian thực.

Actual Cost to Date khác gì so với chi phí kế toán cuối tháng?

Actual Cost to Date phản ánh chi phí đã phát sinh tại thời điểm hiện tại, không cần chờ đóng kỳ kế toán. Trong khi đó, chi phí cuối tháng thường bị trễ do chờ phân bổ, hạch toán và điều chỉnh. CFO cần actual cost realtime để phát hiện rủi ro sớm, không phải để chốt sổ.

Vì sao phải quan tâm đến Committed Cost khi dự án chưa phát sinh chi phí?

Committed Cost phản ánh chi phí đã cam kết và gần như chắc chắn sẽ xảy ra, như PO hoặc subcontract đã ký. Nếu chỉ nhìn actual cost, CFO có thể thấy dự án “chưa lỗ”, nhưng thực tế đã không còn dư địa ngân sách. Đây là chỉ tiêu quyết định khả năng lỗ trong tương lai.

Project Completion ảnh hưởng thế nào đến P/L dự án?

Project Completion là nền tảng để đánh giá doanh thu ghi nhận có hợp lý hay không. Nếu tiến độ thấp nhưng doanh thu ghi nhận cao, dự án có rủi ro overbilling; ngược lại là underbilling. Vì vậy, P/L chỉ đáng tin khi gắn chặt với Project Completion được kiểm soát trong hệ thống.

Projected Margin có đáng tin để CFO ra quyết định không?

Có, nếu doanh nghiệp không có dữ liệu chi phí và cam kết nằm ngoài hệ thống. Projected Margin được hình thành từ actual cost, committed cost và ngân sách còn lại, nên phản ánh xu hướng lợi nhuận thực tế nếu dự án tiếp tục vận hành như hiện tại. Đây là chỉ tiêu để hành động, không phải để báo cáo.

Overbilling và Underbilling có thực sự quan trọng với CFO không?

Rất quan trọng. Một dự án có thể lãi trên P/L nhưng thiếu tiền nếu underbilling, hoặc có tiền về sớm nhưng tiềm ẩn rủi ro nếu overbilling kéo dài. CFO cần xem các chỉ tiêu này song song với P/L để kiểm soát dòng tiền và rủi ro tài chính.

Doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam có áp dụng được mô hình P/L realtime không?

Có, đặc biệt với doanh nghiệp quy mô trung và lớn có nhiều dự án song song. Điều kiện là doanh nghiệp phải chuẩn hóa cost code, kỷ luật ghi nhận tại nguồn và sử dụng Acumatica Construction ERP như hệ thống dữ liệu duy nhất cho tài chính dự án.