8 lỗi giao hàng thường gặp và cách tự động hóa để khắc phục

Lỗi giao hàng phổ biến nhất ở doanh nghiệp sản xuất và phân phối thường bắt nguồn từ quy trình nội bộ: nhập liệu thủ công, hệ thống rời rạc, chỉ dùng một đơn vị vận chuyển, soạn hàng sai, nhãn sai, thiếu chứng từ và lập kế hoạch kém. Các lỗi này làm tăng chi phí, gây khiếu nại và có thể bị đối tác phạt. Cách khắc phục hiệu quả là tự động hóa dữ liệu và kết nối giao hàng với ERP, WMS để thông tin đơn hàng chảy liền mạch từ bán hàng đến kho và kế toán.

Áp lực nào đang tác động đến hoạt động giao hàng?

Theo Acumatica, doanh nghiệp đối mặt với áp lực bên ngoài như chi phí nhiên liệu, lạm phát, gián đoạn chuỗi cung ứng, thiếu lao động và quy định chứng từ thay đổi. Những yếu tố này nằm ngoài tầm kiểm soát, nhưng mức thiệt hại phụ thuộc lớn vào chất lượng quy trình nội bộ. Ở Việt Nam, áp lực thường gặp là đơn hàng từ nhiều kênh như đại lý, sàn thương mại điện tử và khách xuất khẩu, mỗi kênh có yêu cầu riêng về chứng từ và thời gian giao.

8 lỗi giao hàng thường gặp là gì và cách khắc phục?

Acumatica nêu một ví dụ đáng chú ý: đơn hàng của một nhà bán lẻ lại được đóng trong thùng mang thương hiệu của nhà bán lẻ khác. Với doanh nghiệp Việt làm hàng cho chuỗi bán lẻ hoặc khách xuất khẩu, sai quy cách bao bì, nhãn mác có thể dẫn đến bị trả hàng hoặc phạt theo hợp đồng.

ERP giúp giảm lỗi giao hàng như thế nào?

ERP kết nối dữ liệu đơn hàng, tồn kho, khách hàng, tài chính và vận chuyển theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể tự động đối chiếu và thanh toán cước, phân tích chi phí vận chuyển theo khách hàng, kênh, nhà vận chuyển và theo dõi thời gian giao hàng thực tế. Khách hàng được thông báo tự động và có thể tra cứu đơn hàng qua cổng tự phục vụ.

WMS đóng vai trò gì?

WMS hỗ trợ mã vạch, soạn hàng, đóng gói, cất hàng, kiểm kê và theo dõi lô, số serial, đảm bảo đúng sản phẩm đến đúng khách hàng. Với bán hàng đa kênh, hệ thống tập trung giúp đơn hàng từ thương mại điện tử, đại lý và đội kinh doanh vào kho với thông tin thống nhất. Xem thêm WMS và ERP khác nhau thế nào.

Doanh nghiệp nên bắt đầu cải thiện giao hàng từ đâu?

Bắt đầu bằng việc đo lường: tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ giao sai, chi phí cước trên doanh thu và số đơn bị trả lại. Sau đó ưu tiên các điểm có tác động lớn như xác nhận soạn hàng bằng mã vạch, chuẩn hóa mẫu nhãn và gắn chứng từ với đơn hàng trong ERP. Tham khảo Acumatica cho ngành sản xuất để xem quy trình từ đơn hàng đến giao hàng.

Câu hỏi thường gặp

Nguyên nhân phổ biến nhất của lỗi giao hàng là gì?

Phần lớn lỗi giao hàng bắt nguồn từ nhập liệu thủ công và hệ thống rời rạc, khiến thông tin đơn hàng, tồn kho và vận chuyển không khớp nhau.

Mã vạch giúp giảm lỗi soạn hàng như thế nào?

Nhân viên quét mã sản phẩm khi soạn hàng, hệ thống đối chiếu với đơn hàng và cảnh báo ngay khi sai mã, sai lô hoặc sai số lượng.

Có nên dùng nhiều đơn vị vận chuyển không?

Nên có nhiều lựa chọn để so sánh giá, thời gian và dự phòng khi một đơn vị quá tải. Hệ thống tích hợp giúp so sánh và lưu hồ sơ tập trung.

Bài viết được S4 Consulting biên tập và bổ sung bối cảnh doanh nghiệp sản xuất Việt Nam, dựa trên bài “Common Shipping Mistakes and Automation Fixes” của James Mallory trên blog Acumatica (26/09/2023).